Hồ sơ và thời hạn thanh toán hợp đồng xây dựng

Điều khoản thanh toán sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ dễ phát sinh tranh chấp nếu hợp đồng bỏ ngỏ thành phần hồ sơ, người tiếp nhận và cách tính thời gian kiểm tra. Nhà thầu cho rằng hồ sơ đã đầy đủ từ đầu tháng, còn chủ đầu tư lấy ngày bộ phận tài chính ký duyệt cuối tháng làm mốc. Sự khác biệt nằm ở việc hai bên đang gắn cùng một điều kiện thanh toán với hai sự kiện khác nhau.

Để hạn chế bất đồng, các bên phải thỏa thuận điều kiện thanh toán bằng những nội dung có thể đối chiếu: tài liệu phải nộp, người tiếp nhận, thời hạn kiểm tra, cách phản hồi và ngày trả tiền. Danh mục hồ sơ và cách tính thời hạn phải theo hình thức giá đã chọn và quy định bắt buộc đối với loại dự án.

1. Xác định hồ sơ theo hình thức giá và khoản thanh toán

Khoản 2 Điều 87 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 yêu cầu các bên thỏa thuận phương thức, thời hạn, hồ sơ và điều kiện thanh toán. Khoản 1 Điều 29 Nghị định 210/2026/NĐ-CP quy định hồ sơ do bên nhận thầu lập theo loại hợp đồng, giá hợp đồng và thỏa thuận, có xác nhận của các bên trong phạm vi điều luật. Vì vậy, trước khi liệt kê tài liệu, người soạn phải xác định công việc hoặc kết quả làm phát sinh khoản tiền của từng kỳ. Luật Xây dựng 135/2025/QH15 Nghị định 210/2026/NĐ-CP

Với hợp đồng trọn gói thuộc dự án đầu tư công, PPP, điểm c khoản 4 Điều 28 và khoản 2 Điều 29 Nghị định 210 xác định cơ chế thanh toán theo tỷ lệ hoặc giá trị giai đoạn đã thỏa thuận, gắn với việc hoàn thành phạm vi công việc; bên giao thầu không được yêu cầu xác nhận khối lượng hoàn thành chi tiết trong phạm vi hợp đồng trọn gói. Hồ sơ khối lượng phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng được lập riêng. Với hợp đồng theo đơn giá, hồ sơ lại gắn với khối lượng thực tế được nghiệm thu và đơn giá áp dụng. Nghị định 210/2026/NĐ-CP

Danh mục hồ sơ nên được lập riêng cho tạm ứng, thanh toán giai đoạn, công việc phát sinh và thanh toán cuối cùng. Cách tổ chức này giúp từng tài liệu phục vụ đúng điều kiện trả tiền của khoản đang xét. Các bên vẫn phải xác định đầy đủ hóa đơn, tài liệu thuế và chứng từ bắt buộc theo pháp luật liên quan, đồng thời phân biệt hồ sơ của một kỳ thanh toán với toàn bộ hồ sơ quyết toán dự án.

Khoản 14 Điều 29 Nghị định 210 cấm yêu cầu hồ sơ trái thỏa thuận và quy định của nghị định nhằm cản trở thanh toán. Nguyên tắc này cũng giúp người soạn thiết lập cơ chế bổ sung danh mục: mọi thay đổi phải có căn cứ, thông báo và cách xử lý hồ sơ đang nộp. Để thực hiện thống nhất danh mục đã cam kết, chủ đầu tư nên tổ chức quy trình nội bộ và phối hợp yêu cầu của các bộ phận ngay từ đầu. Cách tổ chức này hạn chế việc từng bộ phận bổ sung yêu cầu riêng sau khi nhà thầu đã hoàn thành công việc. Nghị định 210/2026/NĐ-CP

2. Phân biệt ngày nhận đủ hồ sơ với ngày hoàn thành xét duyệt nội bộ

Ngày gửi, ngày nhận và ngày phê duyệt thanh toán là ba thời điểm khác nhau. Hợp đồng phải xác định sự kiện bắt đầu thời hạn trả tiền và yêu cầu đối với hồ sơ tại thời điểm ấy. Nếu các bên chọn ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, bên giao thầu phải tổ chức việc chuyển hồ sơ giữa ban dự án, kế toán và lãnh đạo trong tổng thời hạn đã cam kết.

Điểm l khoản 4 Điều 28 Nghị định 210 giới hạn thời hạn thanh toán tối đa 14 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo thỏa thuận đối với hợp đồng thuộc dự án đầu tư công, PPP, trừ trường hợp tại điểm m về vốn ODA, vốn vay nước ngoài. Người soạn phải xác định loại dự án và nguồn vốn trước khi áp dụng giới hạn này. Đối với hợp đồng tư nhân, thời hạn thanh toán phải được giải thích theo thỏa thuận và quy định điều chỉnh hợp đồng đó. Nghị định 210/2026/NĐ-CP

Khi luật hoặc hợp đồng tính thời hạn thanh toán từ ngày nhận đủ hồ sơ, việc kiểm tra phải hoàn tất trong thời hạn ấy. Điều khoản cho kiểm tra mười ngày rồi trả tiền trong mười bốn ngày tiếp theo sẽ mâu thuẫn với giới hạn tổng cộng mười bốn ngày nếu hợp đồng thuộc trường hợp áp dụng giới hạn này. Các bên có thể chia công việc nội bộ thành nhiều bước, nhưng phải giữ một ngày thanh toán cuối cùng xác định được.

Điều 278 Bộ luật Dân sự điều chỉnh thời hạn thực hiện nghĩa vụ, còn Điều 280 yêu cầu thực hiện nghĩa vụ trả tiền đầy đủ, đúng thời hạn và địa điểm, phương thức đã thỏa thuận. Để xác định thời điểm hoàn thành nghĩa vụ theo các quy định này, các bên cần gắn mốc cuối với sự kiện tiền được ghi có hoặc sự kiện thanh toán khác được lựa chọn hợp pháp. Theo đó, khi các bên lấy việc nhận tiền làm mốc, hồ sơ cần phân biệt lệnh chi chưa thực hiện xong với khoản tiền nhà thầu đã nhận. Bộ luật Dân sự 2015

3. Quy định người tiếp nhận, cách giao hồ sơ và thời hạn phản hồi

Hợp đồng nên chỉ định người hoặc bộ phận tiếp nhận, có trách nhiệm ghi ngày, giờ và danh mục tài liệu. Với hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử hoặc hồ sơ kết hợp, các bên phải thống nhất bản dùng để xử lý, tài liệu cần ký, cách kiểm tra chữ ký và phương án khi hệ thống gặp sự cố. Điều 16, Điều 17 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 là căn cứ xác định việc nhận và thời điểm nhận thông điệp dữ liệu theo điều kiện luật định hoặc thỏa thuận, bao gồm hệ thống nhận được chỉ định và khả năng truy cập. Luật Giao dịch điện tử 2023

Xác nhận đã nhận tài liệu chỉ ghi nhận việc giao nhận, còn việc xác nhận hồ sơ đủ điều kiện hoặc chấp thuận giá trị phải được thể hiện theo đúng thẩm quyền và tiêu chí. Cách chia này bảo vệ cả hai phía: nhà thầu có bằng chứng về ngày nộp, còn chủ đầu tư giữ quyền kiểm tra nội dung trong thời gian đã thống nhất.

Thông báo thiếu sót nên chỉ rõ tài liệu, vị trí sai, căn cứ yêu cầu sửa và khoản tiền chịu ảnh hưởng. Khi lỗi chỉ liên quan hạng mục phát sinh, bên giao thầu phải xem xét khả năng xử lý độc lập phần công việc trong hợp đồng đã đủ điều kiện. Việc trả lại hồ sơ chỉ có tác dụng giải quyết vướng mắc khi nhà thầu nhận được chỉ dẫn xác định để hoàn thiện.

4. Minh họa cách xác định thời hạn kiểm tra và thanh toán

Giả định các bên thỏa thuận thanh toán trong mười ngày làm việc, tính từ ngày tiếp theo ngày nhận đủ hồ sơ; kiểm tra và thông báo thiếu sót trong ba ngày làm việc đầu tiên. Hồ sơ hợp lệ được nhận thứ Năm, ngày 01/10/2026. Giả định lịch làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu và không có ngày nghỉ lễ trong khoảng tính.

Ví dụ dùng để kiểm tra cách tính hai thời hạn mà các bên đã lựa chọn. Nếu hồ sơ ngày 01/10 thiếu biên bản nghiệm thu bắt buộc, các bên phải xác định ngày bổ sung hợp lệ và khoản tiền chịu ảnh hưởng. Với lỗi trình bày trong khi nội dung làm căn cứ thanh toán đã đầy đủ, bên đề nghị tính lại thời hạn phải nêu căn cứ xem lần sửa đó là lần nộp hồ sơ mới.

5. Mẫu điều khoản về hồ sơ và thời hạn thanh toán

Mẫu điều khoản đề xuất dưới đây giả định các bên lựa chọn thời hạn mười ngày làm việc và có danh mục hồ sơ kèm theo hợp đồng. Các ô trống dành cho dữ liệu giao dịch; mẫu không phải nội dung trích nguyên văn từ văn bản pháp luật.

Hồ sơ thanh toán. Nhà thầu lập hồ sơ cho từng kỳ theo Danh mục […] [số, ký hiệu danh mục hồ sơ] kèm Hợp đồng, gồm […] [liệt kê tài liệu theo hình thức giá]. Danh mục xác định mẫu biểu, người ký và số lượng bản. Tài liệu bổ sung theo pháp luật phát sinh trong quá trình thực hiện phải được Bên giao thầu thông báo bằng văn bản, nêu căn cứ và phạm vi áp dụng.

Tiếp nhận. Nhà thầu gửi hồ sơ đến […] [địa chỉ và người nhận] hoặc hệ thống điện tử […] [tên và địa chỉ hệ thống điện tử] đã được hai bên chỉ định. Bên giao thầu ghi nhận ngày, giờ, danh mục và phiên bản tài liệu khi tiếp nhận. Việc xác nhận nhận hồ sơ phân biệt với việc nghiệm thu công việc và chấp thuận giá trị thanh toán.

Kiểm tra. Trong ba ngày làm việc tính từ ngày tiếp theo ngày nhận, Bên giao thầu thông báo bằng văn bản những thiếu sót đã xác định, nêu rõ căn cứ, tài liệu cần bổ sung và phần giá trị bị ảnh hưởng. Các bộ phận của Bên giao thầu phối hợp để phản hồi thống nhất. Thiếu sót phát hiện sau phải được giải thích và xử lý trong thời hạn thanh toán đã cam kết nếu hồ sơ ban đầu đã đáp ứng điều kiện trả tiền.

Thời hạn trả tiền. Bên giao thầu thanh toán khoản đến hạn trong mười ngày làm việc, tính từ ngày tiếp theo ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thời gian kiểm tra và luân chuyển nội bộ nằm trong thời hạn này. Ngày hoàn thành thanh toán là ngày tiền được ghi có vào tài khoản […] [thông tin tài khoản nhận tiền] của Nhà thầu, trừ phương thức khác do các bên lập thành văn bản.

Phần có bất đồng. Bên giao thầu xác định rõ khoản có bất đồng và căn cứ xử lý. Các khoản độc lập đã đáp ứng đầy đủ điều kiện được thanh toán đúng hạn, sau các khoản thu hồi tạm ứng và giữ lại có căn cứ. Các bên xử lý phần còn tranh luận theo Điều […] [số điều khoản giải quyết khiếu nại, tranh chấp] về khiếu nại và giải quyết tranh chấp.

Chậm thanh toán. Trách nhiệm do chậm trả được xác định theo Điều […] [số điều khoản về chậm thanh toán] Hợp đồng và pháp luật áp dụng. Các bên lưu chứng cứ gửi nhận, phản hồi, số tiền đã trả và số dư để xác định đúng thời gian, giá trị chậm thanh toán.

Hợp đồng đã ký trước ngày 01/7/2026 tiếp tục thực hiện theo Luật Xây dựng 2014; khoản 7 Điều 95 Luật Xây dựng 2025 chỉ cho phép áp dụng luật mới đối với hợp đồng này trong trường hợp bất khả kháng hoặc hoàn cảnh thay đổi cơ bản. Điều 33 Nghị định 210/2026/NĐ-CP tiếp tục phân biệt dự án đầu tư công, PPP với dự án khác. Đối với dự án khác, các bên được thỏa thuận áp dụng nghị định mới trong giới hạn pháp luật xây dựng và pháp luật liên quan; nếu không thỏa thuận được, quy định tại thời điểm giao kết tiếp tục áp dụng. Vì vậy, việc sửa ngày thanh toán sau 01/7/2026 không đồng nghĩa toàn bộ hợp đồng cũ chuyển sang luật mới. Khoản 7 Điều 95 Luật Xây dựng 2025; Điều 33 Nghị định 210/2026/NĐ-CP.

6. Kết luận

Điều khoản thanh toán phải giúp cả hai bên xác định được ngày nhận đủ hồ sơ, ngày hết thời hạn kiểm tra và ngày phải trả tiền. Trước khi ký, người soạn nên thử áp dụng điều khoản cho một kỳ thanh toán giả định, gồm cả trường hợp hồ sơ đầy đủ và trường hợp thiếu tài liệu ảnh hưởng đến nghĩa vụ trả tiền.

Danh mục tài liệu và mẫu giao nhận nên được ký kèm hợp đồng để các bộ phận áp dụng ngay từ kỳ đầu tiên. Chủ đầu tư tổ chức việc kiểm tra, phản hồi và chi trả trong thời hạn đã thống nhất; nhà thầu căn cứ ngày đến hạn để lập kế hoạch thu tiền và thực hiện quyền khi phát sinh chậm thanh toán.