Điều kiện và giới hạn bù trừ công nợ trong hợp đồng xây dựng

Giả định chủ đầu tư còn phải trả nhà thầu 1 tỷ đồng. Nhà thầu thừa nhận phải hoàn lại 100 triệu đồng do một khoản thanh toán thừa đã đến hạn, nhưng phản đối yêu cầu bồi thường 200 triệu đồng vì chậm tiến độ. Chủ đầu tư thông báo sẽ trừ cả 300 triệu đồng và chỉ trả 700 triệu đồng. Muốn đánh giá cách xử lý này, người soạn phải phân biệt khoản giảm nghĩa vụ đã xác định với yêu cầu còn tranh chấp.

Bù trừ giúp hai bên thực hiện nghĩa vụ bằng số chênh lệch khi đủ điều kiện. Cơ chế này đòi hỏi xác định đúng chủ thể, đối tượng, thời hạn và tình trạng tranh chấp. Bài viết dùng tình huống giả định trên để xây dựng điều khoản bù trừ và mẫu thông báo có phạm vi kiểm chứng được.

1. Phân biệt bù trừ nghĩa vụ với giảm trừ giá trị thanh toán

Điều 378 Bộ luật Dân sự cho phép bù trừ khi các bên cùng có nghĩa vụ tài sản cùng loại đối với nhau, các nghĩa vụ cùng đến hạn và đáp ứng những điều kiện khác của điều luật; nếu giá trị khác nhau, phần chênh lệch vẫn phải được thanh toán. Tuy nhiên, việc áp dụng cơ chế này còn chịu các giới hạn tại Điều 379, trong đó khoản 1 đề cập nghĩa vụ đang có tranh chấp. Vì vậy, việc xác định các khoản nợ đối ứng cần đi cùng việc kiểm tra tình trạng tranh chấp của từng khoản. [S03]

Thu hồi tạm ứng, tiền bảo hành giữ lại và giảm giá trị do xác định lại khối lượng là những khoản có căn cứ riêng trong quy trình thanh toán. Ngoài các khoản đó, hợp đồng có thể thỏa thuận tạm giữ một số tiền trong thời gian kiểm tra yêu cầu. Người lập hồ sơ phải xác định điều khoản có hiệu lực, sự kiện áp dụng, số tiền tối đa, chứng từ, thời hạn xem xét và điều kiện hoàn trả. Cơ chế tạm giữ chỉ có tác động theo phạm vi đã thỏa thuận hợp lệ; số tiền đang giữ tiếp tục được ghi nhận riêng. [S03]

Việc đánh giá dựa vào hệ quả của điều khoản. Nếu chủ đầu tư chỉ giữ tạm tiền theo một cơ chế còn chờ xác minh, các bên kiểm tra quyền giữ và thời điểm phải thanh toán. Nếu chủ đầu tư coi khoản phạt hoặc bồi thường tự tính là đã làm chấm dứt ngay một phần nợ tiền thi công, điều khoản phải chịu kiểm tra theo Điều 378, Điều 379, dù biểu mẫu gọi là khấu trừ hay điều chỉnh thanh toán. Người soạn tránh dùng tên gọi để bỏ qua giới hạn bù trừ nghĩa vụ đang tranh chấp. [S03]

Khi đàm phán mẫu do bên giao thầu soạn sẵn, nhà thầu nên đề nghị bỏ quyền khấu trừ mọi khoản do một bên tự xác định và thay bằng cơ chế có chứng từ, quyền phản hồi, giới hạn tiền giữ, hạn giải quyết và thanh toán phần độc lập. Pháp chế đồng thời kiểm tra Điều 3, Điều 117, Điều 123 Bộ luật Dân sự; khi giao dịch thuộc hợp đồng theo mẫu hoặc điều kiện giao dịch chung, việc kiểm tra còn bao gồm Điều 405, Điều 406. Thỏa thuận chỉ được vận dụng trong giới hạn pháp luật điều chỉnh cho phép. [S03]

Điều 87 Luật Xây dựng 2025 và Điều 28, Điều 29 Nghị định 210/2026/NĐ-CP điều chỉnh thanh toán và hồ sơ. Việc ghi một dòng “các khoản khấu trừ khác” trong biểu mẫu chưa tự tạo quyền trừ mọi yêu cầu mà một bên nêu. Hồ sơ phải chỉ ra điều khoản hoặc quy định làm căn cứ cho từng khoản giảm. [S01] [S02]

2. Chủ thể và đối tượng của các nghĩa vụ được bù trừ

Điều 378 yêu cầu các bên cùng có nghĩa vụ đối với nhau để bù trừ. Nếu chủ đầu tư nợ nhà thầu A còn một doanh nghiệp khác trong cùng nhóm nợ chủ đầu tư, các nghĩa vụ hiện thuộc các cặp chủ thể khác nhau. Việc chuyển giao quyền, nghĩa vụ hoặc thỏa thuận nhiều bên phải có hiệu lực và có sự chấp thuận cần thiết trước khi các bên xử lý số tiền theo quan hệ mới. Luật sư phải xác định quyền của từng chủ thể liên quan trong văn bản chuyển giao hoặc thỏa thuận. [S03]

Đối với liên danh, chủ thể hợp đồng, thỏa thuận liên danh và phạm vi trách nhiệm là căn cứ phân biệt nợ riêng của thành viên với nghĩa vụ chung. Vì tài khoản thanh toán chung chỉ thể hiện phương thức nhận tiền, người lập thông báo bù trừ vẫn phải xác định bên có quyền, bên có nghĩa vụ và căn cứ của từng khoản nợ. Những thông tin đó mới cho phép đối chiếu điều kiện các bên cùng có nghĩa vụ đối với nhau.

Khoản 1 Điều 378 Bộ luật Dân sự quy định việc bù trừ các nghĩa vụ về tài sản cùng loại; khoản 3 cho phép bù trừ vật đã được định giá thành tiền với nghĩa vụ trả tiền. Các bên có thể thỏa thuận xử lý giá trị trong phạm vi pháp luật cho phép. Đối với nghĩa vụ giao vật tư, sửa lỗi hoặc bàn giao tài liệu, việc chuyển thành nghĩa vụ trả tiền phải có căn cứ về trách nhiệm và giá trị. Nếu hai bên thống nhất chuyển đổi, văn bản phải ghi rõ nghĩa vụ được chuyển đổi và số tiền đã thỏa thuận. Dự toán do một bên lập chỉ phản ánh giá trị mà bên đó đề xuất.

3. Điều kiện đến hạn và giới hạn đối với nghĩa vụ đang tranh chấp

Điều 278 Bộ luật Dân sự là căn cứ xác định thời hạn thực hiện từng nghĩa vụ, còn việc bù trừ theo luật đòi hỏi cả hai nghĩa vụ đều đã đến hạn. Do đó, nếu tiền bảo hành chưa đến hạn hoàn trả trong khi khoản nợ đối ứng đã đến hạn, các bên phải xác định có thỏa thuận hợp lệ nào cho phép xử lý trước tiền bảo hành hay chưa. Khi thiếu căn cứ này, thời hạn hoàn trả tiền bảo hành vẫn được thực hiện theo thỏa thuận hiện hành. [S03]

Trong giả định, nhà thầu đã thừa nhận 100 triệu đồng phải hoàn lại và khoản này đã đến hạn. Hai bên có cơ sở xem xét bù trừ với 1 tỷ đồng tiền thi công đến hạn. Sau bù trừ 100 triệu đồng, số còn phải thanh toán là 900 triệu đồng, nếu không có khoản giảm hợp lệ khác.

Khoản 1 Điều 379 Bộ luật Dân sự giới hạn việc bù trừ đối với nghĩa vụ đang có tranh chấp. Trong ví dụ, nhà thầu phản đối cả trách nhiệm và giá trị khoản bồi thường 200 triệu đồng; việc chủ đầu tư kê khoản yêu cầu này chưa đủ căn cứ xác nhận nợ thi công đã giảm dứt điểm từ 900 triệu đồng xuống 700 triệu đồng. Nếu chủ đầu tư viện dẫn điều khoản tạm giữ, họ phải chứng minh hiệu lực của điều khoản, sự kiện cho phép giữ tiền, giới hạn số tiền và thời hạn giữ. Nhà thầu phản hồi từng nội dung bằng điều khoản và chứng từ để xác định phần tiền phải thanh toán. [S03]

Khi quyền tạm giữ đã được xác định hợp lệ, bảng công nợ vẫn theo dõi số tiền giữ, thời hạn và sự kiện giải phóng, đồng thời tách phần phải trả ngay. Khi chủ đầu tư giữ vượt phạm vi hoặc quá thời hạn, nhà thầu xác định phần đã đến hạn chưa trả và căn cứ yêu cầu lãi. Ngày đến hạn và trách nhiệm lãi do điều khoản có hiệu lực, pháp luật áp dụng và sự kiện thực hiện quyết định; chủ đầu tư phải chỉ ra các căn cứ này khi ghi tạm giữ tiền trong sổ kế toán.

Một phản đối hình thức không có dữ liệu vẫn phải được cơ quan giải quyết đánh giá theo hồ sơ. Khi tranh chấp thực sự tồn tại, các bên cần ghi riêng khoản đang tranh chấp, xác định phương thức giải quyết và thanh toán phần đã đủ điều kiện. Người soạn điều khoản nên dự liệu việc phản hồi kèm tài liệu để hai bên biết nội dung bất đồng.

4. Thời điểm bù trừ có hiệu lực và ảnh hưởng đến tiền lãi

Điều 378 gắn bù trừ với các điều kiện luật định. Khi hai bên xác lập một thỏa thuận bù trừ, văn bản nên ghi rõ các nghĩa vụ, số tiền và ngày thực hiện; ngày đó phải có căn cứ theo thỏa thuận hợp lệ và pháp luật. Bảng lãi cần phản ánh đúng thời điểm số dư nghĩa vụ đã giảm. [S03]

Ví dụ, nếu khoản 100 triệu đồng đã được bù trừ có hiệu lực từ ngày D, nhà thầu tính lãi sau ngày D trên phần còn phải trả theo cơ chế áp dụng. Việc tiếp tục tính trên toàn bộ 1 tỷ đồng có thể làm tăng yêu cầu. Ngược lại, nếu chủ đầu tư tự ghi giảm 200 triệu đồng đang tranh chấp, nhà thầu phải bảo lưu số dư và giải thích vì sao chưa chấp nhận ngày giảm do đối tác đề xuất.

Khi có quyết định hoặc phán quyết giải quyết nghĩa vụ đối ứng, luật sư phải xem nội dung và hiệu lực của văn bản đó trước khi cập nhật. Cách chốt gốc, lãi đến thời điểm bù trừ và phần lãi tiếp theo cần tránh làm biến mất một khoản lãi đã phát sinh hợp lệ trước ngày nghĩa vụ chấm dứt.

5. Mẫu điều khoản bù trừ công nợ

Mẫu tự soạn — Điều khoản bù trừ công nợ trong hợp đồng xây dựng

Việc bù trừ nghĩa vụ trả tiền giữa các bên được thực hiện khi có đủ điều kiện theo pháp luật hoặc theo thỏa thuận riêng có hiệu lực, xác định rõ hai nghĩa vụ đối ứng, số tiền và ngày giảm nghĩa vụ. Bên đề nghị gửi thông báo đến […] [đầu mối, địa chỉ nhận], kèm hợp đồng, tài liệu xác định nghĩa vụ, ngày đến hạn và bảng tính.

Thông báo phải tách khoản đã được thừa nhận, khoản có quyết định giải quyết và khoản còn tranh chấp. Bên nhận phản hồi trong […] [số ngày làm việc] ngày, nêu từng nội dung đồng ý hoặc phản đối cùng chứng cứ. Việc đặt thời hạn phản hồi nhằm tổ chức xử lý hồ sơ; hệ quả của sự im lặng chỉ áp dụng khi có thỏa thuận hợp lệ hoặc căn cứ pháp luật cho trường hợp đó.

Đối với khoản đang có tranh chấp, các bên giải quyết theo Điều […] [điều khoản tranh chấp] và khoản 1 Điều 379 Bộ luật Dân sự. Quyền tạm giữ, nếu có tại Điều […] [điều khoản riêng có hiệu lực], chỉ thực hiện đối với […] [sự kiện, loại yêu cầu và chứng từ], trong giới hạn […] [mức tối đa hoặc công thức xác định] và đến […] [hạn hoặc sự kiện giải phóng]. Thông báo tạm giữ phải nêu đủ căn cứ, số tiền và thời hạn. Số giữ được theo dõi riêng; việc chấm dứt nghĩa vụ bằng bù trừ phải đáp ứng căn cứ pháp luật.

Biên bản bù trừ ghi giá trị mỗi nghĩa vụ, số được bù, phần chênh lệch còn phải trả, ngày giảm số dư và cách xử lý lãi đã phát sinh. Các bên trừ khoản đã bù khỏi bảng công nợ, đồng thời giữ tài liệu để tránh yêu cầu hoặc thanh toán trùng. Khoản chênh lệch được thanh toán theo ngày đến hạn đã xác định, trừ thỏa thuận sửa đổi có hiệu lực.

Việc bù trừ không làm thay đổi quyền của người thứ ba trái pháp luật. Nếu khoản phải thu đã được chuyển giao, có bảo đảm hoặc chịu quyết định của cơ quan có thẩm quyền, bên liên quan phải cung cấp thông tin và hoàn tất điều kiện pháp lý trước khi thực hiện.

Người sử dụng chỉ điền phần quyền tạm giữ nếu hợp đồng thực sự thiết lập quyền đó và luật áp dụng cho phép. Nếu các bên chọn cơ chế thanh toán đầy đủ khoản đến hạn trong khi tranh chấp khoản đối ứng, họ bỏ phần tạm giữ và ghi rõ cách yêu cầu riêng. Hai lựa chọn cần thống nhất với điều khoản tạm ứng, bảo hành, xác nhận khối lượng và thanh toán.

6. Tình huống áp dụng và mẫu phản hồi yêu cầu bù trừ

Mẫu tự soạn — Công văn phản hồi thông báo bù trừ công nợ

Nhà thầu xác nhận khoản […] [nguồn khoản hoàn lại] là […] [số tiền], đã đến hạn ngày […] [ngày] và thống nhất xử lý bù trừ với khoản […] [kỳ thanh toán] theo […] [căn cứ]. Sau khi ghi giảm khoản này, số tiền còn phải trả là […] [số tiền], chưa gồm […] [lãi hoặc khoản riêng].

Đối với yêu cầu […] [phạt hoặc bồi thường] số tiền […] [số tiền], Nhà thầu phản đối các nội dung […] [trách nhiệm, căn cứ, số lượng hoặc thời gian], với tài liệu kèm theo […] [danh mục]. Khoản này được ghi nhận là đang tranh chấp; Nhà thầu đề nghị xử lý theo cơ chế đã thỏa thuận và khoản 1 Điều 379 Bộ luật Dân sự, đồng thời thanh toán phần đã đến hạn còn lại.

Nếu Chủ đầu tư viện dẫn quyền tạm giữ riêng, đề nghị cung cấp điều khoản có hiệu lực, chứng cứ về sự kiện áp dụng, cách xác định số tiền và hạn giải phóng. Nhà thầu bảo lưu ý kiến về từng điều kiện và quyền yêu cầu lãi trên phần đã đến hạn bị giữ thiếu căn cứ hoặc quá thời hạn theo […] [căn cứ lãi áp dụng]. Các khoản thanh toán và bù trừ có hiệu lực được cập nhật đầy đủ vào bảng nghĩa vụ.

7. Phạm vi áp dụng và kết luận

Khoản 7 Điều 95 Luật Xây dựng 2025 và Điều 33 Nghị định 210 quy định việc chuyển tiếp đối với hợp đồng ký trước 01/7/2026. Khi hợp đồng thuộc nhánh này, các bên sử dụng pháp luật hợp đồng lịch sử theo phạm vi chuyển tiếp. Đối với bù trừ, luật sư vẫn phải xác định điều kiện của Bộ luật Dân sự và thỏa thuận liên quan; mẫu hồ sơ thanh toán chỉ thể hiện cách ghi nhận dữ liệu. Quyền trừ khoản đang tranh chấp phải có căn cứ từ những quy định điều chỉnh nghĩa vụ đó. [S01] [S02] [S03]

Khi tranh chấp đã ra Tòa án hoặc trọng tài, việc một bên đưa yêu cầu đối ứng có thể cần thủ tục phản tố hoặc kiện lại theo luật và quy tắc áp dụng. Đó là bước tố tụng riêng. Trong giai đoạn thực hiện hợp đồng, các bên nên tập trung trước hết vào chứng cứ của hai nghĩa vụ, trạng thái đến hạn, tính tranh chấp và ngày giảm số dư.

Người phụ trách thanh toán có thể kiểm soát rủi ro bằng một yêu cầu đơn giản: mỗi khoản giảm phải có một dòng căn cứ. Nếu chưa xác định được chủ thể, ngày đến hạn hoặc quyền bù trừ, khoản đó được chuyển sang danh mục cần giải quyết. Cách quản lý này bảo vệ cả quyền nhận tiền của nhà thầu lẫn quyền thu hồi khoản phải trả lại của chủ đầu tư.

Mã biểu mẫu của bài: SP-K04-H04.

Nguồn pháp luật và tài liệu tra cứu

[S01] Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 ngày 10/12/2025; hiệu lực chính từ 01/7/2026. Bản văn chính thức

[S02] Nghị định số 210/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 về hợp đồng xây dựng; hiệu lực từ 01/7/2026. Bản ký chính thức

[S03] Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015; hiệu lực từ 01/01/2017. Toàn văn trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật

Bài viết liên quan

• Điều khoản phân bổ tiền thanh toán vào nợ gốc và lãi