Điều khoản phân bổ tiền thanh toán vào nợ gốc và lãi

Khi chủ đầu tư trả một phần công nợ, số tiền nhận được phải được ghi nhận vào đúng nghĩa vụ. Nếu chủ đầu tư còn nợ gốc, lãi và nhiều kỳ thanh toán quá hạn, nội dung chỉ định thanh toán trên chứng từ có thể ảnh hưởng đến việc phân bổ tiền đã nhận và số dư tiếp tục chịu lãi, trong phạm vi hợp đồng và pháp luật áp dụng. Nhà thầu và chủ đầu tư nên thống nhất thứ tự phân bổ trước khi phát sinh khoản trả bớt để tránh việc mỗi bên lập một bảng công nợ khác nhau.

Giả định nợ gốc là 1 tỷ đồng, lãi đã thống nhất là 50 triệu đồng và chủ đầu tư chuyển 200 triệu đồng. Nếu các bên phân bổ 200 triệu đồng vào nợ gốc trước, chủ đầu tư còn nợ 800 triệu đồng gốc. Nếu các bên phân bổ 50 triệu đồng vào tiền lãi trước và 150 triệu đồng còn lại vào gốc, chủ đầu tư còn nợ 850 triệu đồng gốc. Tổng nợ còn lại tại thời điểm đó cùng bằng 850 triệu đồng, nhưng cơ sở tính lãi cho kỳ sau khác nhau.

1. Căn cứ xác định thứ tự phân bổ tiền thanh toán

Điều 280 Bộ luật Dân sự yêu cầu thực hiện nghĩa vụ trả tiền đầy đủ, đúng thời hạn, địa điểm và phương thức đã thỏa thuận. Điều 398 cho phép các bên xác định nội dung hợp đồng, trong đó có quyền, nghĩa vụ và phương thức thực hiện. Từ các căn cứ này, hai bên có thể thống nhất cách phân bổ khoản thanh toán giữa gốc và lãi, trong giới hạn của pháp luật điều chỉnh. [S03]

Các điều khoản trên không ấn định một thứ tự duy nhất cho mọi khoản tiền phát sinh từ hợp đồng xây dựng. Người lập bảng phải xem hợp đồng, phụ lục, văn bản dàn xếp và nội dung chứng từ chuyển tiền. Một quy tắc dùng trong hợp đồng tín dụng hoặc trên hệ thống kế toán của nhà thầu chỉ áp dụng sang giao dịch này khi thỏa thuận hoặc pháp luật điều chỉnh chính quan hệ giữa các bên cho phép áp dụng.

Lãi đưa vào thứ tự ưu tiên phải là khoản có cơ sở xác định. Nếu nhà thầu tự tính 50 triệu đồng nhưng chủ đầu tư đang phản đối nguồn lãi suất, việc dùng toàn bộ 50 triệu đồng để giảm khoản thanh toán vào gốc có thể trở thành chính nội dung tranh chấp. Hai bên nên tách khoản lãi đã thống nhất, khoản lãi đang yêu cầu và khoản do cơ quan giải quyết xác định.

2. Ảnh hưởng của thứ tự phân bổ đến dư nợ và tiền lãi

Phương án ưu tiên gốc làm giảm sớm số tiền tiếp tục chịu lãi. Phương án ưu tiên lãi đã chốt giúp bên có quyền thu được phần lãi trước và giữ lại số gốc lớn hơn trong thời gian còn thiếu tiền. Lựa chọn thứ hai chỉ phát huy tác dụng nếu khoản lãi đã chốt có căn cứ và thỏa thuận phân bổ có hiệu lực.

Hai bên cũng phải xác định các khoản thuộc thứ tự phân bổ. Đối với chi phí luật sư, phí giám định hoặc tiền phạt, quyền ưu tiên thanh toán trước nợ gốc phụ thuộc căn cứ áp dụng và nội dung thỏa thuận. Khi đưa các khoản này vào thứ tự phân bổ, các bên nên giới hạn ở khoản đã được cả hai bên xác nhận hoặc đã được xác định bằng quyết định có hiệu lực, đồng thời ghi rõ ngày đến hạn.

Mỗi lần phân bổ chỉ sử dụng số tiền thực nhận một lần; vì vậy, khi chứng từ 200 triệu đồng đã trừ 50 triệu đồng lãi thì phần gốc được giảm là 150 triệu đồng. Bảng theo dõi vẫn phải giữ thông tin tổng tiền nhận 200 triệu đồng để đối chiếu sao kê. Việc vừa giảm gốc đủ 200 triệu đồng vừa ghi thu 50 triệu đồng lãi sẽ làm giảm nghĩa vụ quá mức thực tế.

3. So sánh hai phương án phân bổ qua tình huống giả định

Ví dụ tiếp tục dùng gốc 1 tỷ đồng, lãi đã chốt 50 triệu đồng và khoản trả 200 triệu đồng. Giả định lãi kỳ tiếp hợp lệ ở mức 10%/năm, theo lãi đơn, 365 ngày/năm và kéo dài 30 ngày. Khoản lãi cũ được theo dõi riêng, không nhập vào gốc trong phép tính.

Chênh lệch tiền lãi phát sinh trong 30 ngày tiếp theo là 410.958,90 đồng. Mặc dù tổng nghĩa vụ còn lại tại ngày nhận tiền bằng nhau, hai phương án để lại dư nợ gốc khác nhau và vì thế tạo ra số lãi khác nhau cho kỳ sau. Khi thương lượng, lãnh đạo doanh nghiệp cần so sánh đồng thời số tiền thu ngay và dư nợ tiếp tục chịu lãi.

Chủ đầu tư lựa chọn trả gốc trước có thể giảm chi phí chậm trả trong thời gian trả dần. Nhà thầu chấp nhận lựa chọn đó có thể thương lượng để nhận tiền sớm hơn hoặc có biện pháp bảo đảm tốt hơn. Người có thẩm quyền của hai bên nên ghi nhận quyết định trong biên bản thương lượng; bộ phận kế toán căn cứ biên bản để phân bổ và hạch toán khoản tiền đã nhận.

4. Phân bổ khoản thanh toán khi có nhiều kỳ nợ

Nếu chủ đầu tư còn nợ kỳ thứ nhất 300 triệu đồng, kỳ thứ hai 500 triệu đồng và kỳ thứ ba 200 triệu đồng, các bên phải thống nhất cả thứ tự phân bổ giữa các kỳ. Ưu tiên khoản đến hạn sớm nhất giúp việc đối chiếu thuận tiện, nhưng các bên vẫn có thể chọn khoản khác, chẳng hạn khoản được bảo đảm bằng thư bảo lãnh sắp hết hiệu lực. Khi lựa chọn, luật sư phải kiểm tra phạm vi bảo lãnh và hệ quả giảm nợ theo cam kết của ngân hàng.

Nội dung chuyển khoản có ý nghĩa khi phản ánh chỉ định thanh toán rõ ràng và thống nhất với hợp đồng. Trường hợp hợp đồng đã ấn định thứ tự nhưng bên trả ghi nội dung khác, bên nhận nên phản hồi ngay, nêu điều khoản và số dư theo phương án của mình. Việc tiếp nhận tiền, phản hồi và các giao dịch trước đó đều có thể được xem xét khi giải thích ý chí các bên theo Điều 404 Bộ luật Dân sự. [S03]

Khoản 2 Điều 393 Bộ luật Dân sự xác định trường hợp sự im lặng được coi là chấp thuận theo thỏa thuận hoặc thói quen đã xác lập giữa các bên. Nếu hợp đồng thiếu quy tắc phân bổ và chứng từ chỉ ghi thanh toán công trình, nhà thầu nên đề nghị hai bên thống nhất bằng văn bản. Hạn phản hồi do riêng nhà thầu ấn định chỉ phục vụ việc đối chiếu, trừ khi đã có căn cứ thỏa thuận hoặc thói quen nêu trên. Trong thời gian chờ, kế toán tiếp tục ghi đủ tiền thực nhận và tách các phương án phân bổ còn bất đồng trong bảng yêu cầu. [S03]

5. Điều khoản phân bổ và mẫu xác nhận sau thanh toán

Mẫu tự soạn — Điều khoản phân bổ tiền ưu tiên trả lãi đã xác định

Mỗi khoản tiền được nhận theo Hợp đồng […] [số hợp đồng] được phân bổ trước vào tiền lãi đã đến hạn mà hai bên xác nhận bằng văn bản hoặc được xác định bằng quyết định có hiệu lực; phần còn lại được phân bổ vào nợ gốc đã đến hạn. Trong từng nhóm, khoản có ngày đến hạn sớm hơn được xử lý trước, trừ khi hai bên thống nhất một chỉ định khác bằng văn bản.

Tiền lãi, tiền phạt hoặc chi phí đang có tranh chấp được theo dõi riêng. Việc một bên kê khoản tiền đó trong bảng yêu cầu chưa làm thay đổi thứ tự áp dụng cho khoản đã thống nhất. Số tiền vào gốc làm giảm dư nợ từ ngày tiền được ghi có vào tài khoản nhận theo Điều […] [điều khoản ngày thanh toán].

Trong […] [số ngày làm việc] kể từ ngày nhận tiền, bên nhận gửi bảng xác nhận gồm mã kỳ, tổng tiền nhận, phần trả lãi, phần giảm gốc và số dư từng khoản. Bên trả phản hồi sai lệch bằng chứng từ. Mọi khoản đã nhận được khấu trừ đầy đủ; hai bên giải quyết phần chênh lệch theo Điều […] [điều khoản giải quyết tranh chấp].

Nếu chọn ưu tiên gốc, hai bên thay đoạn đầu bằng câu: khoản tiền được phân bổ vào nợ gốc đã đến hạn trước, sau đó vào lãi đã xác định; thứ tự giữa các kỳ vẫn áp dụng như đã thống nhất. Các đoạn còn lại phải được rà lại để tránh giữ một câu trái với phương án mới.

Khi lịch trả tiền gắn với miễn lãi có điều kiện, thỏa thuận phải xác định thêm cách phân bổ sau khi điều kiện hoàn thành hoặc hết hạn ưu đãi. Một cách xử lý là thu lãi đã chốt trước tại từng lần nhận tiền, rồi chuyển phần đã thu vượt mức lãi phải trả sau ưu đãi sang gốc khi bên trả hoàn thành đủ điều kiện. Nếu bên trả thiếu tiền, bảng giữ thứ tự đã thỏa thuận từ đầu. Các bên ghi cơ chế này trước khi nhận tiền, kèm quy tắc lãi trong thời gian chờ; bên nhận tránh tự thay thứ tự sau khi nghĩa vụ đã được xác định. [S03]

Mẫu tự soạn — Văn bản xác nhận phân bổ khoản tiền đã nhận

Chúng tôi xác nhận đã nhận […] [tổng số tiền thực nhận] đồng ngày […] [ngày ghi có], theo chứng từ […] [số chứng từ]. Theo Điều […] [điều khoản phân bổ], số tiền này được ghi […] [số tiền trả lãi] đồng vào khoản lãi đã chốt tại Biên bản […] [số, ngày biên bản] và […] [số tiền trả gốc] đồng vào gốc kỳ […] [mã kỳ]. Sau phân bổ, dư nợ gốc là […] [số gốc còn lại] đồng và lãi đã chốt còn […] [số lãi còn lại] đồng. Tổng tiền phân bổ bằng số thực nhận; bảng lãi áp dụng dư nợ mới từ ngày […] [ngày giảm gốc theo thỏa thuận].

Trong tình huống minh họa của mục 3, các trường lần lượt nhận giá trị 200 triệu đồng tiền nhận, 50 triệu đồng trả lãi, 150 triệu đồng trả gốc, 850 triệu đồng gốc còn lại và 0 đồng lãi cũ. Khi lãi còn tranh chấp, người lập dùng văn bản đề nghị thống nhất phân bổ và nêu rõ phương án tính; mẫu xác nhận chỉ sử dụng cho số liệu đã có căn cứ xác định.

6. Sửa đổi thứ tự phân bổ và tổ chức thực hiện

Đối với hợp đồng đang thực hiện, việc đổi thứ tự phân bổ phải xác định rõ áp dụng cho khoản tiền nhận từ ngày nào. Các khoản đã được hai bên chấp nhận xử lý trước đó tiếp tục giữ kết quả, trừ khi có thỏa thuận điều chỉnh hợp lệ. Phụ lục cũng phải xử lý lãi tính lại do việc phân bổ cũ có sai số.

Để doanh nghiệp sử dụng cùng số dư trong công văn, bảng lãi và đơn khởi kiện, bộ phận tài chính lập bảng, pháp chế kiểm tra căn cứ và người có quyền sửa hợp đồng quyết định phương án thương lượng. Nội dung quyết định cuối cùng phải thể hiện ngay trong điều khoản hoặc biên bản phân bổ, để cả hai bên xác định được mỗi đồng đã trả đang làm giảm nghĩa vụ nào.

Mã biểu mẫu của bài: SP-K03-H03.

Nguồn pháp luật và tài liệu tra cứu

[S03] Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015; hiệu lực từ 01/01/2017. Toàn văn trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật

Bài viết liên quan

• Cách xác định công thức tính lãi chậm thanh toán trong hợp đồng xây dựng
• Bảo lưu quyền yêu cầu trả lãi trong biên bản đối chiếu công nợ