Cách xác định công thức tính lãi chậm thanh toán trong hợp đồng xây dựng

Để tính lãi chậm trả trong hợp đồng xây dựng, các bên cần xác định khoản tiền đã đến hạn, lãi suất, số ngày tính lãi và cách làm tròn. Nếu người lập bảng gộp các khoản nợ có ngày đến hạn khác nhau hoặc tiếp tục tính lãi trên phần gốc đã được thanh toán, số tiền yêu cầu có thể vượt quá khoản lãi thực tế phát sinh. Khi hợp đồng quy định rõ từng thành phần của công thức, nhà thầu và chủ đầu tư có thể đối chiếu số tiền yêu cầu theo cùng một phương pháp.

Bài viết trình bày công thức tính lãi chậm thanh toán để đưa vào hợp đồng và phụ lục. Để minh họa công thức, bài viết sử dụng tình huống có nợ gốc 1 tỷ đồng và một lần trả bớt 500 triệu đồng, với giả định các bên đã lựa chọn hợp lệ mức 10%/năm và cơ sở 365 ngày/năm. Đối với giao dịch thực tế, người lập bảng xác định lãi suất theo thỏa thuận và pháp luật điều chỉnh khoản nợ.

1. Công thức phải phản ánh nghĩa vụ đã đến hạn

Khoản 5 Điều 28 Nghị định 210/2026/NĐ-CP xác định tiền lãi căn cứ vào số tiền chậm thanh toán và thời gian chậm thanh toán. Vì vậy, giá hợp đồng, giá trị đã nghiệm thu và dư nợ chịu lãi có thể khác nhau. Trước khi tính, người lập bảng phải tách khoản tạm ứng phải thu hồi, tiền bảo hành chưa đến hạn hoàn trả và giá trị phát sinh còn thiếu điều kiện thanh toán để xác định đúng phần nợ gốc đã quá hạn. [S02]

Đối với nhánh dân sự, Điều 280 và Điều 357 Bộ luật Dân sự cũng đòi hỏi xác định nghĩa vụ trả tiền và phần chậm thực hiện. Đối với nhánh thương mại, Điều 306 điều chỉnh lãi trên khoản chậm trả thuộc phạm vi của điều luật. Người soạn nên ghi rõ rằng mỗi dòng gốc có căn cứ hình thành và ngày đến hạn riêng. Cách ghi này ngăn việc lấy toàn bộ số dư phải thu kế toán làm cơ sở tính lãi. [S03] [S04]

Khoản 7 Điều 95 Luật Xây dựng 2025 và Điều 33 Nghị định 210 quy định việc chuyển tiếp đối với hợp đồng ký trước ngày 01/7/2026. Khi khoản 2 Điều 43 Nghị định 37/2015/NĐ-CP tiếp tục áp dụng, người lập bảng xác định thời kỳ chậm trả và nguồn lãi suất ngân hàng theo điều khoản đó. Phụ lục công thức diễn giải phương pháp tính; việc sửa điều kiện hợp đồng hoặc thỏa thuận áp dụng quy định khác chỉ có hiệu lực trong phạm vi quyền thỏa thuận mà pháp luật cho phép. [S01] [S02] [S07]

2. Ý nghĩa và đơn vị của các thành phần trong công thức

Công thức cho một khoảng là Lᵢ = Pᵢ × rᵢ × dᵢ / Yᵢ. Trong đó, Pᵢ là dư nợ gốc đến hạn của khoảng; rᵢ là tỷ lệ lãi theo năm viết dưới dạng số thập phân; dᵢ là số ngày chịu lãi; Yᵢ là số ngày dùng để quy đổi một năm theo thỏa thuận hoặc căn cứ áp dụng. Tổng lãi bằng tổng các Lᵢ của những khoảng đã được xác định.

Dư nợ Pᵢ thay đổi khi có sự kiện làm tăng hoặc giảm khoản gốc đã đến hạn, như một kỳ thanh toán mới đến hạn, một lần trả bớt hoặc việc bù trừ có hiệu lực. Mỗi sự kiện này có thể tạo ra khoảng tính mới. Thư nhắc nợ và bảng tổng hợp chỉ ghi nhận diễn biến nghĩa vụ; người lập bảng phải xác định sự kiện làm thay đổi số nợ trước khi điều chỉnh Pᵢ.

Người lập bảng phải sử dụng cùng đơn vị thời gian khi xác định rᵢ và Yᵢ. Với mức 10%/năm, giá trị đưa vào phép nhân là 0,10. Nếu nguồn công bố theo tháng, các bên phải thống nhất phương pháp quy đổi và ghi trong phụ lục. Việc sử dụng phép quy đổi có lãi kép trong khi hợp đồng chỉ cho phép lãi đơn sẽ làm thay đổi phương pháp tính mà các bên đã chọn.

3. Ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời điểm thay đổi dư nợ

Phụ lục phải xác định ngày đầu chịu lãi, ngày giảm gốc và ngày áp dụng mức lãi mới. Theo quy ước được lựa chọn trong bài, lãi bắt đầu từ ngày liền sau ngày đến hạn. Đối với khoản gốc hoặc phần gốc được thanh toán, khoảng tính lãi kết thúc vào cuối ngày liền trước ngày tiền được ghi có vào tài khoản nhận. Dư nợ sau khi trừ phần gốc đã trả được áp dụng ngay từ ngày ghi có; khi trả hết gốc, dư nợ tính lãi từ ngày đó bằng không.

Quy ước này thống nhất với mẫu tại bài viết về thỏa thuận lãi chậm trả cố định hoặc tham chiếu và chỉ áp dụng khi các bên lựa chọn bằng thỏa thuận có hiệu lực hoặc hồ sơ có căn cứ áp dụng cùng cách tính. Ngày ghi có khoản trả bớt thuộc khoảng tính trên gốc còn lại; phần gốc đã trả dừng chịu lãi từ ngày đó. Khi giải quyết tranh chấp, người lập bảng sử dụng quy ước của hợp đồng và nội dung bản án, phán quyết, nếu đã có.

Các bên thường sử dụng ngày làm việc để xác định thời hạn kiểm tra hồ sơ hoặc thanh toán. Đối với thời gian chịu lãi sau khi quá hạn, người lập bảng phải sử dụng đơn vị ngày mà cơ chế tính lãi quy định, thường là ngày thực tế. Việc loại thứ Bảy, Chủ nhật khỏi khoảng chịu lãi chỉ có cơ sở khi thỏa thuận hoặc quy định áp dụng cho phép; quy ước ngày làm việc của thời hạn thanh toán có phạm vi riêng.

4. Chia khoảng tính khi dư nợ hoặc lãi suất thay đổi

Giả định khoản 1 tỷ đồng chịu lãi đủ 30 ngày, sau đó chủ đầu tư trả 500 triệu đồng vào gốc; phần gốc còn lại tiếp tục chậm 20 ngày. Bảng sau dùng lãi đơn 10%/năm, mẫu số 365 ngày và giữ đầy đủ số lẻ cho đến khi cộng tổng.

Nếu giữ nguyên gốc 1 tỷ đồng trong cả 50 ngày, kết quả sẽ là 13.698.630,14 đồng, cao hơn 2.739.726,03 đồng. Phần chênh lệch chính là lãi tính trên 500 triệu đồng đã được trả trong 20 ngày cuối. Sai số này phát sinh từ dữ liệu dư nợ, dù công thức nhân và chia đều đúng.

Khi các bên phân bổ một phần của khoản 500 triệu đồng vào lãi đã chốt, nợ gốc chỉ giảm bằng phần tiền còn lại. Vì vậy, bảng phải ghi riêng tổng tiền nhận và số tiền thực tế trả gốc. Người lập bảng sử dụng chứng từ chuyển tiền để xác nhận tổng tiền nhận, đồng thời căn cứ điều khoản phân bổ để xác định Pᵢ cho khoảng tiếp theo.

5. Mẫu điều khoản về công thức tính lãi

Mẫu tự soạn — Điều khoản về công thức tính và đối chiếu lãi chậm thanh toán

Mỗi khoản thanh toán có mã riêng, số tiền đến hạn, ngày đến hạn và chứng từ xác định điều kiện thanh toán. Tiền lãi của một khoảng được tính bằng dư nợ gốc đến hạn nhân tỷ lệ lãi theo năm nhân số ngày chịu lãi, chia cho […] [mẫu số ngày của một năm]. Tổng lãi là tổng kết quả của các khoảng.

Các bên chia khoảng mới tại ngày phát sinh khoản gốc đến hạn, ngày thay đổi mức lãi hoặc ngày khoản thanh toán có hiệu lực làm giảm gốc. Dư nợ trong khoảng mới được xác định sau khi phân bổ tiền theo Điều […] [điều khoản phân bổ]. Lãi đã phát sinh được theo dõi riêng; việc nhập lãi vào gốc chỉ thực hiện trên căn cứ khác được hai bên ghi rõ và pháp luật cho phép.

Ngày bắt đầu tính lãi là ngày liền sau ngày đến hạn. Đối với phần gốc được thanh toán, ngày cuối tính lãi là ngày liền trước ngày tiền được ghi có vào tài khoản nhận. Từ ngày ghi có, các bên tính lãi trên dư nợ sau khi giảm theo Điều […] [điều khoản phân bổ]; khi gốc đã được trả hết, dư nợ tính lãi từ ngày đó bằng không. Mỗi ngày chỉ thuộc một khoảng tính đối với cùng phần gốc.

Người lập bảng giữ tối thiểu […] [số chữ số thập phân] trong bước tính, cộng các khoảng rồi làm tròn tổng đến đồng Việt Nam gần nhất. Bảng gửi đối chiếu có các cột mã nghĩa vụ, gốc, mức lãi, ngày đầu, ngày cuối, số ngày, tiền nhận, phần giảm gốc và tiền lãi.

Bên phát hiện sai số thông báo bằng văn bản, nêu dòng, dữ liệu thay thế và chứng từ. Hai bên tiếp tục thực hiện khoản đã thống nhất; khoản chênh lệch được ghi riêng và giải quyết theo Điều […] [điều khoản giải quyết bất đồng]. Ví dụ trong phụ lục phục vụ kiểm tra công thức và sử dụng các giả định đã ghi ngay dưới bảng.

Trước khi ký, các bên phải xác định số ngày dùng để quy đổi một năm và ghi vào phụ lục. Nếu chọn số ngày thực tế của từng năm, người lập bảng phải tách khoảng thời gian đi qua năm nhuận hoặc quy đổi theo phương pháp đã thống nhất. Nếu chọn cố định 365 ngày, người lập bảng sử dụng mẫu số này cho cả năm nhuận, trong phạm vi pháp luật cho phép.

6. Kiểm tra công thức trước khi phê duyệt

Việc kiểm tra công thức cần kết hợp căn cứ pháp lý với số liệu thanh toán và điều kiện của từng kỳ: pháp chế kiểm tra nguồn lãi và ngày đến hạn; tài chính kiểm tra số gốc, tiền nhận, phân bổ và quy đổi tỷ lệ; ban dự án xác nhận điều kiện nghiệm thu hoặc hồ sơ. Để đối chiếu được các kết quả này, ba đầu mối phải dùng cùng phiên bản bảng, vì một bảng cập nhật gốc nhưng còn giữ ngày đến hạn cũ vẫn làm sai kết quả.

Trước khi phát hành, người kiểm tra nên tính lại bằng một phép tính độc lập cho ít nhất một kỳ, đồng thời đối chiếu các dòng cộng tổng với số tiền yêu cầu trong công văn để bảo đảm hai số liệu khớp nhau. Bảng cũng phải cho thấy ngày chốt; khoản lãi của ngày tiếp theo chỉ là số dự tính theo giả định dư nợ và mức lãi giữ nguyên, tránh trình bày như khoản đã phát sinh.

Nếu số liệu trong ví dụ tại phụ lục khác với kết quả tính theo công thức của hợp đồng, các bên có thể bất đồng về số tiền phải thanh toán. Nếu ví dụ trái công thức, hai bên cần sửa trước khi ký và ghi thứ tự ưu tiên giữa điều khoản, phụ lục và bảng minh họa theo Điều 403 Bộ luật Dân sự. Việc xác nhận bản cuối bằng chữ ký hoặc hình thức điện tử có giá trị giúp xác định đúng công thức đã chấp thuận. [S03]

7. Kết luận

Một công thức sử dụng được phải gắn mỗi biến số với một chứng từ hoặc quy tắc rõ ràng. Nhà thầu nên lập bảng theo từng sự kiện thay đổi gốc và lãi suất; chủ đầu tư nên phản hồi vào đúng dòng dữ liệu còn bất đồng. Khi hai bên đã thống nhất nguồn lãi suất, ngày bắt đầu và kết thúc từng khoảng tính, cách phân bổ tiền thanh toán và cách làm tròn, mỗi bên có thể tính lại số tiền còn phải trả trên cùng dữ liệu và phương pháp.

Mã biểu mẫu của bài: SP-K03-H02.

Nguồn pháp luật và tài liệu tra cứu

[S01] Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 ngày 10/12/2025; hiệu lực chính từ 01/7/2026. Bản văn chính thức

[S02] Nghị định số 210/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 về hợp đồng xây dựng; hiệu lực từ 01/7/2026. Bản ký chính thức

[S03] Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015; hiệu lực từ 01/01/2017. Toàn văn trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật

[S04] Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/6/2005; hiệu lực từ 01/01/2006. Phạm vi vận dụng được xác định trong bài. Thông tin và văn bản chính thức · Toàn văn để đối chiếu điều khoản

[S07] Nghị định số 37/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 50/2021/NĐ-CP và Điều 9 Nghị định số 35/2023/NĐ-CP. Nguồn lịch sử chỉ dùng cho nhánh chuyển tiếp được phân tích trong bài. Văn bản gốc và thông tin liên quan