Nội dung biên bản xác nhận nợ đối với khối lượng xây dựng đã thực hiện

Giả định hai bên đã duyệt giá trị thi công 3 tỷ đồng, chủ đầu tư đã trả 2 tỷ đồng và còn giữ 150 triệu đồng bảo hành. Nhà thầu đề nghị xác nhận 850 triệu đồng nợ gốc đến hạn, đồng thời bảo lưu khoản lãi chưa thống nhất. Biên bản do kế toán hai bên chuẩn bị lại chỉ ghi “công nợ còn 1 tỷ đồng” và kết thúc bằng câu xác nhận các bên đã đối chiếu xong mọi nghĩa vụ. Cách ghi này làm lẫn phần chưa đến hạn với phần phải trả, đồng thời gây tranh luận về lãi.

Biên bản xác nhận nợ khối lượng xây dựng có giá trị sử dụng khi xác định được nguồn nghĩa vụ, số tiền, thời hạn và phạm vi cam kết của người ký. Người soạn phải tách việc chốt số liệu khỏi việc sửa hợp đồng, miễn nghĩa vụ hoặc dàn xếp tranh chấp. Tình huống trong bài là giả định để xây dựng một mẫu có thể kiểm tra ngay bằng chứng từ.

1. Công việc và chứng từ hình thành khoản nợ

Điều 87 Luật Xây dựng 2025 cùng Điều 28, Điều 29 Nghị định 210/2026/NĐ-CP quy định về thanh toán và hồ sơ trong phạm vi áp dụng của các văn bản này. Khi lập biên bản theo chế độ đó, người soạn phải xác định kỳ, hạng mục, cơ sở giá và điều kiện thanh toán của từng khoản được xác nhận. Đối với hợp đồng thuộc nhánh chuyển tiếp, việc xác định những nội dung này còn phải căn cứ Điều 144 Luật Xây dựng 2014 cùng Điều 19, Điều 20 Nghị định 37/2015/NĐ-CP trong phạm vi tiếp tục áp dụng đã được xác định. [S01] [S02] [S07] [S08]

Để xác định nguồn của từng khoản nợ, biên bản phải dẫn hợp đồng, phụ lục giá, biên bản nghiệm thu và bảng giá trị đã duyệt, đồng thời ghi riêng công việc phát sinh mà các bên chưa thống nhất đơn giá. Việc phân biệt này cần thiết vì bảng đề nghị thanh toán do nhà thầu lập thể hiện yêu cầu của nhà thầu; giá trị được chủ đầu tư chấp nhận phải được xác định từ nội dung xác nhận hoặc căn cứ công nhận khác trong hồ sơ.

Đối với khoản đã được duyệt nhưng đang tranh luận chất lượng, biên bản phải phản ánh rõ phạm vi thừa nhận và nội dung còn phản đối. Các bên có thể xác nhận trước phần nợ đã thống nhất và liệt kê riêng phần còn bất đồng. Cách ghi này giúp người ký chịu trách nhiệm đúng nội dung mình biết và có quyền xác nhận.

2. Phân biệt số dư kế toán với khoản tiền đã đến hạn

Điều 280 Bộ luật Dân sự quy định việc thực hiện nghĩa vụ trả tiền, còn Điều 278 điều chỉnh thời hạn thực hiện nghĩa vụ. Khi áp dụng các quy định này để lập biên bản xác nhận nợ, các bên cần phân biệt số dư kế toán với số tiền đã đến hạn thanh toán, bởi số dư có thể bao gồm cả tiền chưa đến hạn, tiền giữ lại và khoản còn chờ đáp ứng điều kiện thanh toán. Vì vậy, biên bản nên ghi riêng từng trạng thái để thể hiện rõ phần nào phải trả ngay và phần nào còn phụ thuộc thời hạn hoặc điều kiện đã thỏa thuận. [S03]

Trong giả định của bài, 3 tỷ đồng là giá trị đã duyệt; 2 tỷ đồng là tổng đã trả; 150 triệu đồng là tiền giữ bảo hành hợp lệ, chưa đến hạn hoàn trả tại ngày chốt. Phần đến hạn còn 850 triệu đồng. Giả định không còn tạm ứng phải thu hồi hoặc giảm trừ khác. Nếu hồ sơ thật có các khoản đó, người soạn phải bổ sung từng dòng, tránh trừ lại khoản đã nằm trong tổng thanh toán.

Tổng 1 tỷ đồng chưa thanh toán gồm hai khoản 850 triệu đồng và 150 triệu đồng có điều kiện đến hạn khác nhau. Bảng phải giữ mối quan hệ này sau mỗi lần thanh toán. Nếu chủ đầu tư trả 300 triệu đồng vào phần gốc đã đến hạn, số gốc đến hạn còn 550 triệu đồng; tiền bảo hành vẫn là 150 triệu đồng theo giả định.

3. Phạm vi sửa đổi ngày thanh toán trong biên bản

Một biên bản ký ngày 20/10 có thể xác nhận khoản nợ đã đến hạn ngày 15/10. Nếu các bên chỉ chốt số liệu, mẫu nên ghi nguyên ngày đến hạn và nêu rằng lịch trả không thay đổi. Ngày ký biên bản khi đó phục vụ xác nhận tình trạng công nợ, còn việc tính lãi theo ngày đến hạn cũ tiếp tục được xem xét theo căn cứ áp dụng.

Nếu các bên thực sự đồng ý gia hạn đến ngày 31/10, văn bản phải thể hiện việc sửa thời hạn, người có quyền chấp thuận và cách xử lý lãi từ ngày đến hạn cũ. Người soạn phải phân biệt Điều 421 Bộ luật Dân sự về sửa đổi hợp đồng với Điều 376 về miễn nghĩa vụ: đồng ý trả vào ngày mới có thể đi kèm giữ lãi cũ, miễn lãi một phần hoặc miễn có điều kiện. [S03]

Câu “dự kiến trả trong tháng tới” cũng khác một cam kết ngày thanh toán xác định. Người soạn nên yêu cầu đối tác chọn ngày, số tiền và điều kiện rõ ràng. Nếu chưa có cam kết, biên bản ghi đây là kế hoạch đề xuất, giữ nguyên nghĩa vụ đến hạn theo hợp đồng để tránh tạo một thời hạn gia hạn mơ hồ.

4. Ghi riêng lãi và các yêu cầu còn bất đồng

Khoản 5 Điều 28 Nghị định 210, khoản 2 Điều 43 Nghị định 37 trong nhánh chuyển tiếp hoặc các quy định về lãi được lựa chọn theo luật áp dụng là căn cứ để phân tích lãi. Biên bản xác nhận nợ gốc nên nêu rõ khoản lãi đã chốt hay đang tranh luận, tính đến ngày nào và việc ký có miễn khoản nào không. [S02] [S07] [S03]

Danh mục bảo lưu phải xác định kỳ thanh toán còn yêu cầu lãi, công việc phát sinh chưa xử lý và khoản phạt hoặc bồi thường còn có bất đồng. Những thông tin này giúp các bên xác định chính xác phạm vi đã giải quyết trong biên bản. Quyền yêu cầu từng khoản tiếp tục phụ thuộc hợp đồng, pháp luật và chứng cứ của khoản đó.

Chủ đầu tư cũng có thể bảo lưu một yêu cầu của mình. Khi đó, biên bản cần nêu việc bảo lưu chưa làm giảm ngay số tiền đã nhận nợ, trừ khi hai bên có thỏa thuận giảm hoặc đã đủ điều kiện bù trừ theo luật. Điều 378 và Điều 379 Bộ luật Dân sự là căn cứ để tách yêu cầu đang tranh chấp khỏi bù trừ nghĩa vụ đã xác định. [S03]

5. Phạm vi quyền ký của kế toán và người quản lý dự án

Điều 141 Bộ luật Dân sự quy định phạm vi đại diện; Điều 142 và Điều 143 điều chỉnh giao dịch do người thiếu quyền hoặc vượt phạm vi đại diện xác lập. Vì vậy, quyền nhận nợ, sửa ngày trả, miễn lãi hoặc thay thế nghĩa vụ phải được xác định từ chức danh, giấy ủy quyền và nội dung công việc được giao. Những lần người đó ký bảng kế toán là dữ kiện về quá trình thực hiện; phạm vi cam kết trong biên bản đang xem xét vẫn phải có căn cứ đại diện. [S03]

Trong tình huống giả định, kế toán được giao đối chiếu chứng từ nên chỉ xác nhận dữ liệu trong phạm vi nhiệm vụ này. Cam kết trả 850 triệu đồng và xử lý lãi phải do người có quyền đại diện xác lập. Biên bản nên tách chữ ký của người kiểm tra số liệu với chữ ký của người đại diện cam kết, qua đó xác định trách nhiệm đối với từng nội dung.

Khi phạm vi đại diện của người đã ký còn chưa rõ, doanh nghiệp nên yêu cầu người có thẩm quyền của bên kia xác nhận hoặc phê chuẩn bằng văn bản. Hành vi công nhận, việc biết mà không phản đối và các trường hợp khác theo luật phải có chứng cứ để xác định hệ quả. Con dấu và biểu trưng doanh nghiệp là những dấu hiệu trên văn bản; giá trị ràng buộc của cam kết còn phụ thuộc căn cứ đại diện hoặc công nhận đã xác định.

6. Mẫu biên bản xác nhận nợ và phạm vi bảo lưu

Mẫu tự soạn — Biên bản đối chiếu và xác nhận nợ khối lượng xây dựng

Hôm nay, ngày […] [ngày đối chiếu], tại […] [địa điểm], Bên giao thầu […] [tên, mã doanh nghiệp] và Bên nhận thầu […] [tên, mã doanh nghiệp] đối chiếu nghĩa vụ theo Hợp đồng […] [số, ngày]. Người đại diện ký cam kết là […] [họ tên, chức danh và căn cứ đại diện]; người kiểm tra số liệu là […] [họ tên, chức danh].

Nguồn nợ gồm […] [hạng mục, kỳ thanh toán và bảng chứng từ kèm theo]. Giá trị đã duyệt đến ngày […] [ngày chốt] là […] [số tiền]; số đã thanh toán là […] [số tiền]; khoản thu hồi tạm ứng hoặc giảm trừ đã thống nhất là […] [số tiền và căn cứ]; tiền giữ lại chưa đến hạn là […] [số tiền và điều kiện hoàn trả].

Bên giao thầu xác nhận nợ gốc đã đến hạn còn […] [số tiền bằng số và bằng chữ], có ngày đến hạn theo […] [điều khoản và ngày]. Biên bản này xác nhận số liệu và giữ nguyên ngày đến hạn. Nếu các bên lựa chọn sửa lịch trả, nội dung thay thế câu trước phải ghi rõ ngày mới, phần nghĩa vụ được sửa và cách xử lý lãi trước, trong và sau thời gian gia hạn.

Các khoản chưa thống nhất gồm […] [lãi, phát sinh, phạt, bồi thường và tài liệu nhận diện]. Việc ký xác nhận gốc chỉ giải quyết những khoản được liệt kê là đã thống nhất. Các bên tiếp tục có quyền trình bày chứng cứ và yêu cầu đối với danh mục bảo lưu theo hợp đồng, pháp luật và thời hạn áp dụng.

Bên giao thầu thanh toán qua tài khoản […] [chủ tài khoản, số tài khoản, ngân hàng]. Mỗi khoản trả phải ghi kỳ và nội dung phân bổ theo […] [thỏa thuận phân bổ]. Hai bên cập nhật số dư bằng chứng từ thực nhận; khoản đã trả được ghi giảm ngay, tránh yêu cầu trùng.

Biên bản gồm […] [số trang] và các phụ lục […] [tên, mã tài liệu]. Mọi thay đổi số liệu hoặc nội dung cam kết phải thể hiện bằng bản có thể xác định phiên bản, người xác nhận và ngày áp dụng. Người kiểm tra số liệu ký đúng phần việc được giao; người đại diện của mỗi bên ký phần cam kết trong phạm vi thẩm quyền.

Mẫu này áp dụng khi hai bên tiếp tục thực hiện hợp đồng và xác nhận công nợ trong phạm vi nghĩa vụ hiện hữu. Nếu các bên muốn dàn xếp hoặc thay thế nghĩa vụ theo Điều 377 Bộ luật Dân sự, luật sư phải soạn văn bản thể hiện rõ nghĩa vụ cũ chấm dứt, nghĩa vụ mới được xác lập và các quyền tiếp tục tồn tại. Phạm vi của biên bản đối chiếu phải thống nhất với mục đích giao dịch mà các bên lựa chọn.

7. Giá trị chứng cứ, thời hiệu và khả năng thu tiền

Điều 95 và Điều 108 Bộ luật Tố tụng dân sự quy định về xác định và đánh giá chứng cứ. Theo đó, cơ quan giải quyết xem nội dung biên bản cùng hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu, chứng từ thanh toán, tài liệu đại diện và quá trình thực hiện để xác định sự kiện mà biên bản chứng minh. Nhà thầu nên lưu bản gốc hoặc dữ liệu gốc, phụ lục và chứng cứ đối tác đã nhận văn bản để cung cấp đầy đủ những tài liệu này. [S09]

Điều 157 Bộ luật Dân sự quy định các sự kiện liên quan đến bắt đầu lại thời hiệu, trong đó có việc bên có nghĩa vụ thừa nhận hoặc thực hiện một phần nghĩa vụ theo điều kiện của điều luật. Luật sư phải xác định quy định thời hiệu áp dụng cho quan hệ và phương thức giải quyết đã chọn trước khi kết luận hệ quả của biên bản. Người phụ trách vẫn theo dõi lịch cảnh báo cho đến khi đã xác định được sự kiện và căn cứ bắt đầu lại thời hiệu. [S03]

Biên bản xác nhận nợ làm rõ nghĩa vụ, còn khả năng trả tiền phụ thuộc nguồn tài chính và việc thực hiện cam kết của bên nợ. Sau khi ký, nhà thầu phải tiếp tục theo dõi lịch thu, biện pháp bảo đảm và thời hạn bảo vệ quyền. Chủ đầu tư cũng có cơ sở kiểm tra yêu cầu khi biên bản ghi đúng số tiền đã trả, khoản giữ lại và nội dung chưa thống nhất, từ đó hạn chế yêu cầu thanh toán trùng.

Mã biểu mẫu của bài: SP-K04-H01.

Nguồn pháp luật và tài liệu tra cứu

[S01] Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 ngày 10/12/2025; hiệu lực chính từ 01/7/2026. Bản văn chính thức

[S02] Nghị định số 210/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 về hợp đồng xây dựng; hiệu lực từ 01/7/2026. Bản ký chính thức

[S03] Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015; hiệu lực từ 01/01/2017. Toàn văn trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật

[S07] Nghị định số 37/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 50/2021/NĐ-CP và Điều 9 Nghị định số 35/2023/NĐ-CP. Nguồn lịch sử chỉ dùng cho nhánh chuyển tiếp được phân tích trong bài. Văn bản gốc và thông tin liên quan

[S08] Luật Xây dựng số 50/2014/QH13, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 62/2020/QH14. Nguồn lịch sử phục vụ nhánh hợp đồng chuyển tiếp. Luật Xây dựng 2014 · Luật sửa đổi năm 2020

[S09] Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13; áp dụng cùng các sửa đổi liên quan tại Luật số 85/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/7/2025. Bộ luật gốc · Luật sửa đổi năm 2025

Bài viết liên quan

• Giá trị pháp lý của biên bản họp công trường
• Bảo lưu quyền yêu cầu trả lãi trong biên bản đối chiếu công nợ
• Bảo lưu quyền yêu cầu thanh toán trong biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng