Giả định trong kỳ thanh toán tháng, nhà thầu báo cáo đã thi công 120 m rãnh. Đại diện chủ đầu tư chỉ xác nhận 100 m, còn 20 m phải đo lại vì khác vị trí trên bản vẽ. Hai bên cùng ký một biên bản nhưng phần kết luận chỉ ghi “chưa thống nhất khối lượng”. Khi hồ sơ chuyển sang thanh toán, toàn bộ giá trị 120 m bị giữ. Nếu hợp đồng quy định rõ cách ghi nhận khối lượng đã thống nhất và khối lượng còn phải kiểm tra, các bên có thể xử lý riêng hai phần này khi lập hồ sơ thanh toán.
Bài viết tập trung vào việc đo đếm định kỳ để xác định khối lượng phục vụ thanh toán. Với mục đích này, người soạn điều khoản phải xác định mốc đo, thành phần tham gia, phương pháp, thời hạn phản hồi và hồ sơ cần lập. Đồng thời, các bên vẫn thực hiện nghiệm thu chất lượng theo thủ tục bắt buộc; riêng công việc sắp bị che khuất cần có quy trình phù hợp với tính chất kỹ thuật và pháp luật áp dụng.
1. Vai trò của số liệu khối lượng theo từng hình thức giá
Điều 82, Điều 87 Luật Xây dựng 2025 cùng Điều 28, Điều 29 Nghị định 210/2026/NĐ-CP là căn cứ xác định mối liên hệ giữa khối lượng, giá hợp đồng và thanh toán. Khi áp dụng các quy định này, các bên cần phân biệt hình thức giá đã lựa chọn: hợp đồng theo đơn giá thường cần số lượng thực tế được xác nhận để nhân với đơn giá, còn hợp đồng trọn gói đòi hỏi xác định mốc, phạm vi công việc hoàn thành và điều kiện thanh toán đã thỏa thuận. [S01] [S02]
Trong hợp đồng trọn gói, bảng đo đếm chi tiết có thể phục vụ quản lý tiến độ hoặc theo dõi phạm vi công việc. Quyền điều chỉnh giá trọn gói vẫn phụ thuộc điều kiện của hợp đồng và pháp luật áp dụng. Người soạn phải ghi rõ mục đích sử dụng số liệu. Đối với công việc ngoài phạm vi đã thỏa thuận, hồ sơ phải thể hiện riêng việc chấp thuận công việc, xác nhận số lượng và xác định đơn giá mới.
Đối với dự án đầu tư công, PPP, các yêu cầu về thanh toán và hồ sơ phải theo đúng khoản áp dụng cho hình thức giá. Việc lấy quy trình của hợp đồng đơn giá rồi buộc áp dụng nguyên trạng cho mọi hợp đồng trọn gói có thể làm phát sinh yêu cầu hồ sơ trái cơ chế thanh toán. Người rà soát cần kiểm tra điều khoản này cùng phần giá và hồ sơ thanh toán của hợp đồng.
2. Thẩm quyền đo, kiểm tra và xác nhận khối lượng
Điều 141 Bộ luật Dân sự xác định phạm vi đại diện của người thực hiện giao dịch. Tại công trường, người đo số liệu, tư vấn kiểm tra và người có quyền phê duyệt giá trị có thể giữ các vai trò khác nhau. Vì vậy, biên bản phải ghi rõ tư cách, nhiệm vụ và phạm vi xác nhận của từng người ký để các bên xác định giá trị của chữ ký đối với số lượng, chất lượng và giá trị thanh toán. [S03]
Phạm vi được giao quyết định giá trị xác nhận của từng chữ ký. Người được giao đo chiều dài rãnh xác nhận số lượng trong phạm vi nhiệm vụ đó; quyền chấp thuận đơn giá mới phải có căn cứ riêng. Chữ ký của tư vấn về vị trí và kích thước có thể chứng minh công việc đã thực hiện. Biên bản nên ghi rõ nội dung xác nhận và phần chờ người có thẩm quyền quyết định để các bên xác định chính xác nghĩa vụ đã thống nhất.
Đối với nghiệm thu chất lượng, Điều 22 và Điều 23 Nghị định 207/2026/NĐ-CP điều chỉnh công việc, giai đoạn hoặc bộ phận công trình theo phạm vi của từng điều. Thành phần, nội dung và tài liệu nghiệm thu phải đáp ứng yêu cầu pháp luật. Thỏa thuận về đo khối lượng thanh toán phải được tổ chức sao cho bảo toàn quy trình chất lượng này. [S11]
3. Phương pháp và thời điểm đo khối lượng
Các bên nên quy định ngày kết thúc kỳ xác nhận, thời gian thông báo buổi đo, tài liệu sử dụng và cách ghi vị trí công việc. Đối với rãnh tuyến, người đo phải ghi điểm đầu, điểm cuối, đoạn chuyển hướng, đơn vị đo và bản vẽ tham chiếu. Đối với công việc tính theo diện tích hoặc thể tích, người lập biểu mẫu phải thể hiện kích thước và công thức tạo ra số tổng. Những dữ liệu này cho phép đối chiếu kết quả đo với phạm vi công việc thực tế.
Hai bên cũng cần thống nhất cách xử lý phần đã xác nhận kỳ trước. Nếu kỳ này sửa số lượng, bảng phải ghi số cũ, số điều chỉnh, lý do và ảnh hưởng đến giá trị thanh toán. Việc ghi toàn bộ số đo mới như khối lượng tăng thêm sẽ gây trùng lặp, nhất là khi nhiều nhóm cùng đo một hạng mục ở các thời điểm khác nhau.
Trong tình huống giả định, tuyến rãnh từ mốc A đến mốc C dài 120 m theo số liệu nhà thầu. Đoạn A–B dài 100 m đã thống nhất; đoạn B–C dài 20 m cần xác định lại điểm cuối theo bản vẽ. Với đơn giá giả định đã có trong hợp đồng là 2 triệu đồng/m, giá trị phần thống nhất là 200 triệu đồng; phần chờ đo lại có giá trị đề xuất 40 triệu đồng. Các giá trị này còn chịu điều kiện nghiệm thu và thanh toán của hợp đồng.
| Phần công việc | Số lượng nhà thầu đề nghị | Số lượng thống nhất | Nội dung phải xử lý tiếp |
|---|---|---|---|
| Đoạn A–B | 100 m | 100 m | Chuyển hồ sơ theo điều kiện thanh toán |
| Đoạn B–C | 20 m | Chờ đo lại | Xác định mốc C và bản vẽ áp dụng |
| Tổng kỳ | 120 m | 100 m | Theo dõi riêng 20 m đang bất đồng |
Bảng dùng các mốc A, B, C để nhận diện vị trí; hồ sơ thực tế cần bản vẽ và dữ liệu đo có thể kiểm tra. Bên phản đối phải nêu chênh lệch ở đoạn nào, theo phương pháp nào. Cách phản hồi bằng vị trí và số liệu có giá trị hơn một nhận xét chung rằng khối lượng “chưa chính xác”.
4. Thời hạn phản hồi và cách xử lý khi một bên vắng mặt
Các bên nên quy định trong hợp đồng thời hạn kiểm tra số liệu và yêu cầu bên phản đối xác định phần đã thống nhất, phần còn bất đồng, lý do và tài liệu kèm theo. Nếu chỉ một phần cần đo lại, các bên lập lịch riêng và chuyển phần đã đủ điều kiện sang thủ tục thanh toán theo thỏa thuận. Quy tắc này là đề xuất quản trị hợp đồng; quyền thanh toán cuối cùng còn phụ thuộc điều kiện của khoản tiền.
Trường hợp một bên vắng mặt, bên tổ chức nên lưu thông báo, chứng cứ gửi, dữ liệu gốc và biên bản ghi thời gian chờ cùng những người tham gia. Biên bản đơn phương ghi trung thực việc vắng mặt và nội dung đã đo. Giá trị của biên bản đơn phương được đánh giá theo hợp đồng và pháp luật về chứng cứ. Các bên vẫn phải thực hiện thủ tục nghiệm thu chất lượng bắt buộc theo pháp luật áp dụng.
Khoản 2 Điều 393 Bộ luật Dân sự điều chỉnh sự im lặng khi chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng. Đối với việc xác nhận khối lượng trong quá trình thực hiện, các bên cần quy định rõ thời hạn phản hồi và hệ quả của việc không phản hồi trong phạm vi pháp luật cho phép. Thỏa thuận này áp dụng cho số liệu thanh toán theo phạm vi đã xác định; các bên vẫn phải thực hiện đầy đủ chữ ký và thủ tục nghiệm thu chất lượng bắt buộc theo pháp luật áp dụng. [S03] [S11]
5. Mẫu điều khoản xác nhận khối lượng định kỳ
Mẫu tự soạn — Điều khoản xác nhận khối lượng định kỳ làm căn cứ thanh toán
Các bên chốt số liệu khối lượng vào ngày […] [ngày chốt mỗi kỳ]. Nhà thầu gửi đề nghị đo đếm trước […] [số ngày] ngày, nêu mã công việc, vị trí, bản vẽ, phương pháp và dữ liệu dự kiến. Thông báo được gửi theo Điều […] [điều khoản thông báo] đến […] [đầu mối có thẩm quyền].
Thành phần đo và kiểm tra gồm […] [chức danh, đơn vị và phạm vi công việc]. Người xác nhận khối lượng là […] [chức danh hoặc căn cứ ủy quyền]. Quyền chấp thuận công việc ngoài phạm vi, đơn giá mới hoặc sửa giá hợp đồng thuộc […] [người và thủ tục có thẩm quyền], được thực hiện riêng theo điều khoản sửa đổi.
Biên bản ghi kết quả theo từng mã, vị trí, đơn vị đo và bản vẽ. Các bên xác định riêng phần thống nhất và phần phản đối. Bên phản đối nêu số lượng, cách tính, lý do và tài liệu kèm theo trong […] [thời hạn phản hồi hợp lệ]; hai bên tổ chức đo lại phần này vào […] [cách xác định ngày đo lại].
Phần khối lượng đã thống nhất và đáp ứng điều kiện chất lượng, hồ sơ của hợp đồng được chuyển vào kỳ thanh toán theo Điều […] [điều khoản thanh toán]. Bất đồng ở phần còn lại được theo dõi bằng mã riêng; việc xử lý phần đó tiếp tục theo cơ chế khiếu nại và giải quyết tranh chấp đã thỏa thuận.
Nếu một bên vắng mặt sau thông báo hợp lệ, bên có mặt lập biên bản về quá trình tổ chức, người tham gia và dữ liệu đo; gửi đầy đủ hồ sơ cho bên vắng mặt trong […] [thời hạn]. Các bên đánh giá kết quả theo thỏa thuận và chứng cứ, đồng thời thực hiện đầy đủ thủ tục nghiệm thu chất lượng bắt buộc. Hồ sơ đơn phương phải thể hiện đúng trạng thái chưa có xác nhận của bên vắng mặt.
Mọi điều chỉnh số liệu kỳ trước phải ghi mã biên bản cũ, số lượng trước và sau sửa, lý do, người xác nhận và ảnh hưởng đến số tiền đã thanh toán. Các bên lưu bản gốc, dữ liệu điện tử và lịch sử sửa tại […] [địa điểm hoặc hệ thống lưu trữ], bảo đảm việc truy xuất khi đối chiếu hoặc giải quyết tranh chấp.
Người soạn điều chỉnh mẫu theo hình thức giá, loại công việc và thẩm quyền trong dự án. Với hợp đồng trọn gói, người soạn phải sửa ngay phần liên hệ giữa khối lượng và thanh toán để tránh tạo cơ chế đo lại giá trái với phạm vi trọn gói đã lựa chọn.
6. Chứng cứ đo đếm và trách nhiệm kiểm tra của chủ đầu tư
Điều 11 Luật Giao dịch điện tử và các quy định về chứng cứ trong Bộ luật Tố tụng dân sự là căn cứ xem xét dữ liệu điện tử. Để có tài liệu phục vụ việc đánh giá theo các quy định này, nhà thầu nên lưu tệp gốc, ảnh có thông tin nhận diện vị trí, bảng đo, thư gửi và các phiên bản phản hồi. Việc giữ đầy đủ dữ liệu có ý nghĩa vì ảnh tổng thể thiếu vị trí hoặc bảng đã sửa nhưng không còn lịch sử sẽ hạn chế khả năng kiểm tra kết quả đo. [S09] [S12]
Chủ đầu tư nên bố trí người tham gia đúng lịch, nêu rõ giới hạn quyền và phản hồi theo từng phần việc. Khi tư vấn chỉ xác nhận số lượng, biên bản phải giữ dòng về đơn giá theo hợp đồng hoặc trạng thái chưa phê duyệt đơn giá mới. Việc để số lượng và đơn giá nằm trong một ô ký chung dễ làm phát sinh tranh luận về phạm vi chấp thuận.
Trong nhánh hợp đồng cũ, Điều 144 Luật Xây dựng 2014 cùng Điều 19, Điều 20 Nghị định 37 được lựa chọn theo quy định chuyển tiếp. Đối với thủ tục nghiệm thu, việc chọn Nghị định 207 hoặc quy định lịch sử phải theo chuyển tiếp quản lý chất lượng. Người soạn cần ghi đúng hai căn cứ này trong phần quản trị hồ sơ trước khi phát hành mẫu. [S01] [S02] [S07] [S08] [S11]
Điều khoản xác nhận khối lượng phải giúp các bên xác định phần đã thống nhất sau khi đo, người có quyền xác nhận và thủ tục còn phải hoàn tất để thanh toán. Khi biên bản ghi rõ vị trí, số lượng và tài liệu làm căn cứ, các bên có thể giới hạn phần công việc còn bất đồng để xử lý. Đối với phần đã đáp ứng điều kiện, các bên tiếp tục thực hiện thủ tục thanh toán theo hợp đồng.
Mã biểu mẫu của bài: SP-K04-H02.
Nguồn pháp luật và tài liệu tra cứu
[S01] Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 ngày 10/12/2025; hiệu lực chính từ 01/7/2026. Bản văn chính thức
[S02] Nghị định số 210/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 về hợp đồng xây dựng; hiệu lực từ 01/7/2026. Bản ký chính thức
[S03] Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015; hiệu lực từ 01/01/2017. Toàn văn trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật
[S07] Nghị định số 37/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 50/2021/NĐ-CP và Điều 9 Nghị định số 35/2023/NĐ-CP. Nguồn lịch sử chỉ dùng cho nhánh chuyển tiếp được phân tích trong bài. Văn bản gốc và thông tin liên quan
[S08] Luật Xây dựng số 50/2014/QH13, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 62/2020/QH14. Nguồn lịch sử phục vụ nhánh hợp đồng chuyển tiếp. Luật Xây dựng 2014 · Luật sửa đổi năm 2020
[S09] Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13; áp dụng cùng các sửa đổi liên quan tại Luật số 85/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/7/2025. Bộ luật gốc · Luật sửa đổi năm 2025
[S11] Nghị định số 207/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 về quản lý chất lượng, thi công và bảo trì công trình xây dựng; hiệu lực từ 01/7/2026. Bản ký chính thức
[S12] Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15; sử dụng quy định về thông điệp dữ liệu theo trạng thái áp dụng tại ngày 26/10/2026. Văn bản chính thức