Gửi thông báo tranh chấp bằng thư điện tử trong hợp đồng xây dựng

Trong một tình huống giả định, nhà thầu lưu được thư thông báo trong thư mục đã gửi, nhưng chủ đầu tư cho rằng hệ thống chưa nhận tệp đính kèm. Địa chỉ nhà thầu sử dụng là hộp thư trao đổi kỹ thuật hằng ngày, còn hợp đồng chỉ định một địa chỉ khác để nhận khiếu nại. Để chứng minh đã thông báo đúng thủ tục, nhà thầu phải xác định nội dung thư, địa chỉ nhận, thời điểm tiếp nhận và quyền phát hành thông báo của người gửi.

Điều khoản thông báo phải giúp hai bên xác định được nội dung đã gửi, địa chỉ tiếp nhận và thời điểm nhận bằng dữ liệu lưu trong hệ thống. Nếu việc nhận chỉ phụ thuộc vào thao tác mở thư của một cá nhân, bên gửi sẽ gặp khó khăn khi người đó vắng mặt hoặc đổi vị trí công tác. Vì vậy, hợp đồng nên quy định tiêu chí tiếp nhận mà các bên kiểm tra được qua dữ liệu kỹ thuật, đồng thời xác định trách nhiệm quản lý hộp thư.

1. Giá trị pháp lý của thư điện tử và thời điểm nhận thông báo

Điều 8 Luật Giao dịch điện tử 2023 công nhận giá trị pháp lý của thông tin trong thông điệp dữ liệu, còn Điều 9 quy định điều kiện để thông điệp đáp ứng yêu cầu văn bản: thông tin phải có khả năng truy cập và sử dụng để tham chiếu. Theo các quy định này, một thư điện tử kèm tài liệu đáp ứng điều kiện nêu trên có cơ sở để xem xét về hình thức văn bản. Tuy nhiên, bên gửi vẫn phải tuân thủ yêu cầu về nội dung, chữ ký, quyền đại diện và phương thức thông báo theo pháp luật hoặc hợp đồng. [1]

Khoản 1 Điều 17 Luật Giao dịch điện tử quy định rằng, trừ thỏa thuận khác, thông điệp được nhận khi nhập vào hệ thống do người nhận chỉ định và có thể truy cập. Thời điểm người phụ trách mở thư có thể đến sau thời điểm nhận theo quy định này. Hợp đồng nên ghi rõ địa chỉ được chỉ định, cách kiểm tra việc tiếp nhận và phương thức gửi thay thế khi hệ thống trả lỗi. [1]

Đối với khiếu nại trong thực hiện hợp đồng xây dựng, khoản 3 Điều 21 Nghị định 210/2026/NĐ-CP yêu cầu gửi tới đúng địa chỉ giao dịch hoặc địa chỉ trao đổi thông tin đã thỏa thuận. Nếu hợp đồng thuộc dự án đầu tư công, PPP, việc xác định ngày nhận còn chi phối thời hạn phản hồi tối đa bảy ngày theo khoản 4 của điều này. Bởi vậy, bảng địa chỉ nhận thông báo phải nằm trong bộ hợp đồng và được quản lý như một nội dung có hệ quả pháp lý. [2]

Đối với hợp đồng ký trước ngày 01/7/2026, người quản lý xác định pháp luật điều chỉnh hợp đồng theo khoản 7 Điều 95 Luật Xây dựng 2025 và Điều 33 Nghị định 210. Nếu hợp đồng tiếp tục áp dụng Nghị định số 37/2015/NĐ-CP, khoản 5 Điều 44 cũng yêu cầu việc khiếu nại gắn với địa chỉ đã thỏa thuận. Do đó, hồ sơ phải ghi riêng ngày ký hợp đồng và thời điểm gửi thư, qua đó xác định quy định áp dụng cho nội dung hợp đồng và hành vi thông báo. [3] [4]

2. Địa chỉ nhận thông báo và trách nhiệm quản lý hộp thư

Một hộp thư đứng tên cá nhân thuận tiện cho trao đổi công việc nhưng có thể bị khóa khi người sử dụng nghỉ việc. Để hạn chế rủi ro này, các bên nên dùng địa chỉ do doanh nghiệp quản lý và có cơ chế bàn giao khi thay đổi nhân sự. Việc quản lý đó cần có sự phối hợp của bộ phận công nghệ thông tin: bộ phận này phải biết hộp thư nào có chức năng tiếp nhận thông báo hợp đồng để duy trì dung lượng, nhật ký hệ thống và khả năng truy cập của người thay thế.

Hợp đồng nên phân biệt hộp thư nhận thông báo chính thức với địa chỉ chỉ nhận bản sao để phối hợp công việc. Cán bộ giám sát nhận bản sao phục vụ công việc kỹ thuật; hộp thư của cán bộ này chỉ tiếp nhận thông báo theo hợp đồng khi các bên đã thỏa thuận rõ chức năng đó. Trước khi gửi, bên phát hành kiểm tra địa chỉ chính thức, địa chỉ dự phòng, thẩm quyền của người ký và phiên bản tài liệu đính kèm.

Thay đổi địa chỉ phải có thời điểm bắt đầu áp dụng và chứng cứ bên kia đã nhận thông báo thay đổi. Đối với thư đã gửi hợp lệ trước thời điểm đó, hai bên giữ nguyên giá trị giao nhận. Doanh nghiệp có thể thỏa thuận một thời gian duy trì song song hai hộp thư để giảm rủi ro thất lạc; đây là biện pháp quản trị được đề xuất, với thời gian do các bên quyết định.

3. Thẩm quyền gửi thông báo và chấp thuận sửa đổi hợp đồng

Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015 yêu cầu người đại diện hành động trong phạm vi quyền đại diện. Trong thực hiện hợp đồng, kỹ sư xác nhận số liệu hiện trường, người phụ trách hợp đồng gửi thông báo bảo lưu quyền và người đại diện ký phụ lục thực hiện những nhiệm vụ có hệ quả khác nhau. Hợp đồng cần xác định người được phát hành thông báo, đồng thời quy định riêng người có quyền chấp thuận giá, thời gian, miễn nghĩa vụ hoặc ký thỏa thuận giải quyết. [5]

Điều 23 Luật Giao dịch điện tử quy định giá trị pháp lý của chữ ký điện tử và điều kiện để chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị như chữ ký trên văn bản giấy. Chữ ký số hỗ trợ xác thực người ký và tài liệu; doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra người đó có quyền cam kết nội dung đã ký. Đối với thư chưa có chữ ký số, giá trị chứng cứ được xem xét theo Điều 11 trên cơ sở cách tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và nhận diện chủ thể. [1]

Khoản 1 Điều 84 Luật Xây dựng 2025 yêu cầu sửa đổi hợp đồng thuộc phạm vi áp dụng của luật phải thể hiện bằng văn bản. Khi sửa đổi qua phương tiện điện tử, các bên phải có hồ sơ chứng minh sự chấp thuận của người có quyền đại diện, tính toàn vẹn của nội dung và việc đáp ứng hình thức văn bản. Vì vậy, điều khoản cho phép dùng thư điện tử cần phân biệt trao đổi nghiệp vụ với hành vi chấp thuận sửa đổi giá, thời hạn hoặc nghĩa vụ. [3] [1]

4. Tài liệu chứng minh nội dung và thời điểm nhận thư

Điều 11 Luật Giao dịch điện tử xác định giá trị chứng cứ theo độ tin cậy của quá trình tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp. Khoản 3 Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự dẫn chiếu pháp luật về giao dịch điện tử đối với thông điệp dữ liệu điện tử. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp nên lưu thư gốc, thông tin kỹ thuật, tệp đính kèm đúng phiên bản và phản hồi của hệ thống để chứng minh cả nội dung lẫn quá trình giao nhận. [1] [6]

Ảnh chụp màn hình giúp thể hiện diễn biến trao đổi, nhưng thường thiếu thông tin máy chủ, tệp gốc hoặc lịch sử thay đổi. Khi một bên phản đối thời điểm nhận, người quản lý hệ thống nên trích xuất dữ liệu trong phạm vi quyền truy cập hợp pháp và lập bản ghi về cách trích xuất. Mã kiểm tra tệp hỗ trợ so sánh tính toàn vẹn giữa các bản lưu; người xử lý vẫn phải đối chiếu chứng cứ khác để xác định nội dung tệp có phản ánh đúng sự kiện hay không.

Một đường dẫn tải tài liệu cũng tạo rủi ro nếu hết hạn, yêu cầu tài khoản mà bên nhận chưa có hoặc trỏ tới thư mục thay đổi liên tục. Để hạn chế các rủi ro này, bên gửi nên xác định rõ tên tệp, phiên bản, dung lượng và thời gian duy trì truy cập; tài liệu cốt lõi của thông báo nên đi kèm thư khi điều kiện kỹ thuật cho phép. Nếu sửa tệp sau ngày gửi, bên gửi phải tạo phiên bản mới và thông báo riêng để phân biệt tài liệu đã gửi với tài liệu đã sửa.

5. Mẫu điều khoản và thư thông báo tranh chấp

Mẫu dưới đây được đề xuất cho thông báo thực hiện hợp đồng, khiếu nại và chuyển cấp tranh chấp. Tòa án và cơ quan trọng tài thực hiện việc tống đạt văn bản tố tụng theo pháp luật và quy tắc tố tụng áp dụng.

Địa chỉ và chức năng: Bên giao thầu chỉ định địa chỉ […] [hộp thư của bên giao thầu] và bên nhận thầu chỉ định địa chỉ […] [hộp thư của bên nhận thầu] để nhận thông báo theo Hợp đồng. Địa chỉ dự phòng của mỗi bên lần lượt là […] [hộp thư dự phòng bên giao thầu] và […] [hộp thư dự phòng bên nhận thầu]. Các địa chỉ nhận bản sao chỉ phục vụ phối hợp, trừ khi hai bên thống nhất bằng văn bản về việc trao chức năng tiếp nhận chính thức.

Hình thức và thẩm quyền: Thông báo phải ghi số Hợp đồng, loại thông báo, sự kiện, yêu cầu và danh mục tài liệu. Thông báo do người có quyền đại diện ký hoặc người được chỉ định phát hành trong phạm vi đã thông báo cho bên kia. Thư trao đổi kỹ thuật chỉ làm sửa đổi giá, thời hạn hoặc nghĩa vụ khi đáp ứng điều kiện sửa đổi hợp đồng và có sự chấp thuận hợp lệ của người có quyền.

Thời điểm nhận: Hai bên xác định thông báo đã được tiếp nhận khi thư và tài liệu kèm theo nhập vào hệ thống của địa chỉ được chỉ định và có khả năng truy cập. Bên gửi lưu dữ liệu chứng minh việc gửi và tiếp nhận. Khi hệ thống báo lỗi hoặc từ chối tiếp nhận, bên gửi phải gửi lại qua địa chỉ dự phòng hoặc phương thức văn bản khác theo Hợp đồng. Các bên xác định thời điểm của lần gửi thành công theo dữ liệu giao nhận thực tế.

Tài liệu kèm theo: Mỗi thư ghi tên, phiên bản và số lượng tệp. Nếu tài liệu vượt dung lượng hệ thống, bên gửi chia tệp hoặc cung cấp kho truy cập có kiểm soát, bảo đảm bên nhận có quyền và khả năng tải toàn bộ tài liệu. Bên gửi giữ nguyên phiên bản đã thông báo và duy trì truy cập đến khi bên nhận xác nhận đã lưu, đồng thời lưu bản chứng cứ của mình.

Xác nhận tiếp nhận và thay đổi địa chỉ: Bên nhận gửi xác nhận trong một ngày làm việc để hai bên theo dõi hồ sơ. Việc xác định thời điểm nhận theo mục “Thời điểm nhận” ở trên được thực hiện độc lập với thư xác nhận này. Mỗi bên thông báo thay đổi địa chỉ trước ba ngày làm việc và duy trì hộp thư cũ thêm mười ngày làm việc kể từ ngày thay đổi có hiệu lực. Bên nhận tiếp tục thực hiện nghĩa vụ trả lời khiếu nại trong thời hạn bắt buộc của pháp luật áp dụng.

Các thời hạn một, ba và mười ngày làm việc trong mẫu là đề xuất để các bên thương lượng. Điểm c khoản 2 Điều 16 Luật Giao dịch điện tử quy định trách nhiệm gửi xác nhận theo yêu cầu hoặc thỏa thuận. Điểm d cùng khoản điều chỉnh trường hợp người khởi tạo tuyên bố thông điệp chỉ có giá trị khi có xác nhận; khi đó, luật xem thông điệp là chưa gửi cho đến khi người khởi tạo nhận được xác nhận. Vì vậy, yêu cầu xác nhận để theo dõi hồ sơ phải được phân biệt với tuyên bố đặt điều kiện cho việc gửi thông điệp. Mẫu trên lựa chọn cách thứ nhất. [1]

Sau khi điền thông tin hợp đồng và kiểm tra hồ sơ thanh toán, bên yêu cầu có thể sử dụng mẫu thư sau:

Tiêu đề: Thông báo khiếu nại theo Hợp đồng […] [số hợp đồng] – Khoản thanh toán kỳ […] [kỳ thanh toán].

Kính gửi […] [tên bên nhận], tại địa chỉ nhận thông báo […] [địa chỉ nhận thông báo]. Theo Điều […] [số điều] Hợp đồng, khoản tiền […] [số tiền đến hạn] đến hạn vào ngày […] [ngày đến hạn]. Tại thời điểm gửi thư, tài khoản của chúng tôi đã nhận […] [số tiền đã nhận] và còn thiếu […] [số tiền còn thiếu]. Chúng tôi đề nghị Quý Công ty thanh toán khoản còn thiếu, xác định ngày chuyển tiền và phản hồi căn cứ của phần đang bị giữ lại trong thời hạn […] [thời hạn phản hồi].

Hồ sơ kèm theo gồm đề nghị thanh toán số […] [số đề nghị thanh toán], biên bản nghiệm thu số […] [số biên bản nghiệm thu] và bảng đối chiếu công nợ phiên bản […] [phiên bản bảng đối chiếu]. Chúng tôi gửi thư để khiếu nại theo Hợp đồng và bảo lưu quyền yêu cầu lãi, bồi thường thiệt hại, cùng các biện pháp xử lý có căn cứ. Kính đề nghị Quý Công ty xác nhận đã nhận đủ ba tệp để hai bên theo dõi hồ sơ và thông báo ngay về tệp chưa truy cập được. Theo Điều […] [điều khoản đã thống nhất về thời điểm nhận] Hợp đồng, thời điểm nhận thông báo được xác định khi thư cùng tài liệu kèm theo nhập vào hệ thống nhận đã chỉ định và có thể truy cập, độc lập với việc gửi thư xác nhận. Người ký là […] [họ tên người ký], đại diện theo […] [căn cứ đại diện].

Người sử dụng chỉ giữ câu dẫn về thời điểm nhận khi nội dung đó đã có trong hợp đồng hoặc được hai bên thống nhất bổ sung. Một thư thông báo đơn phương vẫn chịu điều khoản đã giao kết. Nếu hợp đồng đang đặt việc xác nhận là điều kiện, các bên phải xử lý chính điều khoản đó trước khi sử dụng mẫu theo cách trên.

6. Xử lý thư bị trả lại hoặc tiếp nhận quá hạn

Giả định lúc 16 giờ 30, nhà thầu gửi thông báo kèm tệp 40 MB. Máy chủ người nhận từ chối vì giới hạn dung lượng. Đến 16 giờ 45, nhà thầu chia tệp và gửi lại qua địa chỉ dự phòng đã thỏa thuận; hệ thống xác nhận tiếp nhận lúc 16 giờ 46, người nhận trả lời lúc 17 giờ 05. Với mẫu điều khoản trên, hồ sơ phải sử dụng lần tiếp nhận có khả năng truy cập lúc 16 giờ 46; bản gửi lỗi lúc 16 giờ 30 vẫn được lưu để chứng minh diễn biến khắc phục.

Nếu thời hạn thông báo kết thúc lúc 16 giờ 40, việc tiếp nhận thành công lúc 16 giờ 46 làm phát sinh vấn đề về thông báo quá hạn. Người phụ trách phải xác định hệ quả theo điều khoản thời hạn, diễn biến lỗi kỹ thuật và pháp luật áp dụng. Theo mẫu đã nêu, mốc 16 giờ 30 chứng minh lần gửi bị từ chối, còn mốc 16 giờ 46 chứng minh việc tiếp nhận thành công. Doanh nghiệp nên gửi thông báo đủ sớm để có thời gian kiểm tra và xử lý lỗi trước khi hết hạn.

Một hồ sơ thông báo đầy đủ phải thể hiện người gửi, nội dung, địa chỉ nhận và thời điểm tiếp nhận. Doanh nghiệp nên giao rõ người quản lý hộp thư, người gửi thông báo và người lưu dữ liệu; khi thay đổi nhân sự, biên bản bàn giao phải bao gồm cả quyền truy cập và lịch phản hồi đang theo dõi. Những việc này giúp doanh nghiệp thực hiện đúng thời hạn và xuất trình được chứng cứ về việc thông báo.

Bài viết liên quan

Thỏa thuận trình tự giải quyết tranh chấp trong hợp đồng xây dựng

Bảo toàn chứng cứ khi công trường phát sinh tranh chấp

Nguồn pháp luật và tài liệu tham khảo

[1] Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 ngày 22/6/2023. Hiệu lực từ 01/7/2024. Các quy định liên quan đến giá trị thông điệp dữ liệu, gửi nhận, lưu trữ, chứng cứ và chữ ký điện tử. Văn bản nguồn

[2] Nghị định số 210/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 về hợp đồng xây dựng. Hiệu lực từ 01/7/2026 theo Điều 32; Điều 33 quy định chuyển tiếp. Văn bản nguồn

[3] Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 ngày 10/12/2025. Hiệu lực chính từ 01/7/2026 theo Điều 94; việc lựa chọn pháp luật cho hợp đồng cũ theo khoản 7 Điều 95. Văn bản nguồn

[4] Nghị định số 37/2015/NĐ-CP ngày 22/4/2015 về hợp đồng xây dựng. Nguồn lịch sử cho nhánh chuyển tiếp. Điều 44, Điều 45 được dùng trong phạm vi hợp đồng còn áp dụng chế độ cũ theo khoản 7 Điều 95 Luật Xây dựng 2025 và Điều 33 Nghị định 210/2026/NĐ-CP. Văn bản nguồn

[5] Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015. Hiệu lực từ 01/01/2017. Các quy định liên quan đến đại diện, nghĩa vụ, hợp đồng và thời hiệu. Văn bản nguồn

[6] Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13 ngày 25/11/2015 và các sửa đổi có hiệu lực đến 26/10/2026. Nguồn quy phạm là Bộ luật và các luật sửa đổi, trong đó có Luật 85/2025/QH15, Luật 142/2025/QH15. Bản hợp nhất 21/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026, Công báo số 134, dùng để tra cứu điều khoản. Văn bản nguồn