Thỏa thuận trình tự giải quyết tranh chấp trong hợp đồng xây dựng

Một khoản thanh toán bị giữ lại thường kéo theo nhiều cuộc họp giữa nhà thầu, tư vấn và chủ đầu tư. Nếu người dự họp thiếu quyền quyết định, còn hợp đồng buộc các bên thương lượng đến khi đạt thỏa thuận, bên yêu cầu thanh toán sẽ khó xác định lúc nào được khởi kiện. Khi một bên liên tục trì hoãn phản hồi hoặc từ chối họp, điều khoản vốn nhằm hỗ trợ giải quyết bất đồng lại trở thành nguyên nhân kéo dài tranh chấp.

Các bên có thể hạn chế rủi ro đó ngay từ lúc soạn hợp đồng bằng cách xác định phạm vi tranh chấp, người tham gia, thời hạn của từng cấp thương lượng và cơ quan giải quyết khi thương lượng thất bại. Mỗi bước phải có thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc và cách chuyển sang bước tiếp theo, kể cả khi một bên ngừng hợp tác.

1. Căn cứ thỏa thuận trình tự giải quyết tranh chấp

Khoản 5 Điều 86 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 ghi nhận thương lượng, hòa giải, trọng tài và Tòa án là các phương thức giải quyết tranh chấp hợp đồng xây dựng. Khoản 1 Điều 17 Nghị định số 210/2026/NĐ-CP giao các bên thỏa thuận lựa chọn phương thức giải quyết; khoản 2 yêu cầu tiếp tục thực hiện nghĩa vụ đối với công việc không bị ảnh hưởng bởi nội dung tranh chấp, trừ các trường hợp nêu tại khoản này. Trên cơ sở đó, hợp đồng có thể quy định việc thương lượng tại công trường, thương lượng giữa người có thẩm quyền của hai doanh nghiệp và giải quyết tại cơ quan đã lựa chọn đối với phần còn bất đồng. [1] [2]

Đối với hợp đồng ký trước ngày 01/7/2026, khoản 7 Điều 95 Luật Xây dựng 2025 và Điều 33 Nghị định 210 xác định việc áp dụng pháp luật theo quy định chuyển tiếp. Nếu hợp đồng tiếp tục thuộc phạm vi áp dụng của Nghị định số 37/2015/NĐ-CP, các bên phải xem xét quy định về khiếu nại và giải quyết tranh chấp tại Điều 44, Điều 45 của nghị định này khi soạn phụ lục sửa đổi. Vì vậy, người soạn phải xác định pháp luật điều chỉnh hợp đồng trước khi đề xuất thay đổi thời hạn hoặc trình tự giải quyết. [3]

Đối với hợp đồng thuộc dự án đầu tư công hoặc dự án đầu tư theo phương thức đối tác công tư (PPP), việc lựa chọn ban xử lý tranh chấp quốc tế còn chịu các điều kiện tại điểm b khoản 5 Điều 86. Các bên phải xác định cơ chế và thẩm quyền của ban theo quy định đó. Việc hợp đồng dẫn chiếu một bộ mẫu quốc tế chỉ có ý nghĩa trong phạm vi những nội dung mà các bên đã thỏa thuận áp dụng. [1]

2. Khiếu nại trong quá trình thực hiện hợp đồng và việc chuyển sang thương lượng

Khoản 1 và khoản 3 Điều 21 Nghị định 210 quy định quyền khiếu nại khi một bên thực hiện sai hoặc bỏ thực hiện nghĩa vụ, đồng thời yêu cầu gửi khiếu nại đến đúng địa chỉ đã thỏa thuận. Theo khoản 2, bên nhận khiếu nại phải đưa ra căn cứ, dẫn chứng để làm sáng tỏ nội dung khiếu nại. Riêng hợp đồng thuộc dự án đầu tư công, dự án PPP, khoản 4 buộc bên nhận trả lời bằng văn bản trong tối đa bảy ngày kể từ ngày nhận; nếu bác bỏ, văn bản phải nêu lý do. Bên khiếu nại nên gửi kèm hồ sơ chứng minh yêu cầu để việc phản hồi dựa trên những sự kiện đã xác định. [2]

Khi câu trả lời khiếu nại vẫn để lại bất đồng, các bên thực hiện trình tự thương lượng đã thỏa thuận. Hợp đồng cần xác định thời gian giải quyết ở cấp công trường bắt đầu từ ngày nhận khiếu nại hay từ ngày trả lời. Trường hợp hai thời hạn được tính đồng thời, người soạn phải ghi rõ mốc bắt đầu để người quản lý hợp đồng tính đúng ngày chuyển cấp và tránh phát sinh thêm thời gian chờ.

Các bên cũng cần thỏa thuận hệ quả của việc hết thời hạn mà bên nhận chưa phản hồi. Đối với trình tự do các bên thiết lập, bên yêu cầu nên có quyền gửi thông báo chuyển cấp khi hết thời gian giải quyết, đồng thời giữ nguyên yêu cầu đang tranh chấp. Riêng hợp đồng tiếp tục thuộc phạm vi áp dụng của Nghị định 37/2015/NĐ-CP, người quản lý phải xem xét hệ quả chấp thuận khiếu nại theo khoản 4 Điều 44 và quy định chuyển tiếp. Quyền chuyển cấp và hệ quả chấp thuận yêu cầu vì vậy phải được xác định riêng. [3]

3. Người tham gia thương lượng và thẩm quyền quyết định

Do trực tiếp tiếp cận nhật ký, bản vẽ, số liệu đo và diễn biến thi công, chỉ huy trưởng hoặc cán bộ quản lý dự án có thể xác nhận dữ kiện, xác định phần công việc bị ảnh hưởng và đề xuất biện pháp xử lý. Tuy nhiên, khả năng nắm rõ sự việc cần được phân biệt với quyền giảm nợ, miễn lãi, sửa giá hoặc sửa thời hạn hợp đồng, bởi những quyền này phụ thuộc vào phạm vi đại diện và phê duyệt của doanh nghiệp.

Theo Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015, người đại diện phải hành động trong phạm vi đại diện và thông báo phạm vi đó cho bên giao dịch. Hợp đồng vì vậy có thể giao đại diện công trường xác nhận sự kiện và giải quyết yêu cầu trong hạn mức đã được doanh nghiệp giao; phần vượt hạn mức chuyển đến người có thẩm quyền. Các bên nên ghi rõ rằng tiến độ báo cáo, phê duyệt nội bộ vẫn phải bảo đảm thời hạn chuyển sang cấp thương lượng tiếp theo. [4]

Để việc trao đổi và giải quyết yêu cầu được duy trì khi người phụ trách vắng mặt hoặc thôi việc, doanh nghiệp nên chỉ định người thay thế và làm rõ nhiệm vụ của từng vị trí. Trong đó, người nhận thông báo có trách nhiệm chuyển tài liệu đến bộ phận xử lý, còn người ký văn bản giảm nợ, miễn lãi hoặc sửa đổi hợp đồng phải có quyền đại diện đối với chính nội dung cam kết. Doanh nghiệp cần thông báo cho đối tác danh sách và phạm vi quyền của những người này để hai bên phân biệt việc tiếp nhận tài liệu với việc chấp thuận yêu cầu.

4. Lựa chọn cơ quan giải quyết tranh chấp và bảo vệ quyền khởi kiện

Điều 16 Luật Trọng tài thương mại 2010 yêu cầu thỏa thuận trọng tài thể hiện bằng văn bản và quy định những hình thức đáp ứng yêu cầu đó. Khi chọn trọng tài, các bên nên ghi rõ tổ chức giải quyết, phạm vi tranh chấp, số trọng tài viên, địa điểm và ngôn ngữ tố tụng trong giới hạn luật định. Hợp đồng, điều kiện riêng và phụ lục phải thể hiện thống nhất lựa chọn này. Do phán quyết trọng tài có tính chung thẩm theo khoản 5 Điều 4, điều khoản cho phép Tòa án xét xử lại nội dung chỉ vì một bên phản đối sẽ gây hiểu sai về quyền yêu cầu của các bên. [5]

Điều 33 Luật Trọng tài thương mại quy định thời hiệu khởi kiện là hai năm, trừ trường hợp luật chuyên ngành có quy định khác. Đối với việc khởi kiện tại Tòa án, người xử lý phải xác định căn cứ lựa chọn Điều 429 Bộ luật Dân sự hoặc thời hiệu của pháp luật chuyên ngành, trong đó có Điều 319 Luật Thương mại khi quan hệ thuộc phạm vi điều chỉnh của luật này. Từ thời hiệu đã xác định, các bên mới tính thời gian có thể dành cho thương lượng và hòa giải, bảo đảm việc thực hiện điều kiện tiền tố tụng vẫn giữ được quyền khởi kiện. [5] [4] [6]

Điều 157 Bộ luật Dân sự gắn việc bắt đầu lại thời hiệu với những sự kiện như bên có nghĩa vụ thừa nhận nghĩa vụ, thực hiện một phần nghĩa vụ hoặc các bên tự hòa giải với nhau. Bởi vậy, bên gửi thư mời họp vẫn phải theo dõi thời hiệu của yêu cầu và chứng cứ về các sự kiện có ảnh hưởng đến thời hiệu. Hợp đồng nên cho phép miễn phần điều kiện thương lượng còn lại khi tiếp tục chờ đợi có nguy cơ làm mất quyền khởi kiện. Thỏa thuận này xử lý điều kiện do các bên đặt ra; cơ quan giải quyết tranh chấp vẫn tính thời hiệu theo pháp luật. [4]

Đối với biện pháp khẩn cấp tạm thời, khoản 2 Điều 48 Luật Trọng tài thương mại bảo lưu quyền yêu cầu Tòa án áp dụng biện pháp trong quan hệ với thỏa thuận trọng tài. Điều khoản nhiều cấp vì vậy nên cho phép bên có quyền sử dụng cơ chế khẩn cấp trước khi kết thúc thương lượng, đồng thời tách hành động bảo vệ này khỏi việc quyết định nội dung tranh chấp. [5]

5. Mẫu điều khoản thương lượng hai cấp và giải quyết bằng trọng tài

Mẫu dưới đây được đề xuất cho hợp đồng trong nước giữa các doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC). Mẫu dành tối đa hai mươi ngày theo lịch cho hai cấp thương lượng. Trước khi ký, các bên phải xác định địa chỉ nhận thông báo, người tham gia và phạm vi quyền đại diện, đồng thời hoàn tất việc phê duyệt thuộc thẩm quyền của doanh nghiệp.

Phạm vi và thông báo: Mọi bất đồng phát sinh từ hoặc liên quan đến việc giao kết, thực hiện, sửa đổi, chấm dứt hoặc hiệu lực của Hợp đồng thuộc trình tự tại Điều này. Bên yêu cầu gửi thông báo bằng văn bản đến địa chỉ nhận thông báo của bên kia tại […] [địa chỉ nhận thông báo], nêu sự kiện, căn cứ, yêu cầu và tài liệu hiện có. Bên nhận phải trả lời khiếu nại trong thời hạn bắt buộc của pháp luật áp dụng. Thời hạn giải quyết theo trình tự dưới đây được tính đồng thời với thời hạn phản hồi nếu thông báo đã xác định rõ bất đồng cần giải quyết.

Cấp công trường: Trong mười ngày theo lịch, tính từ ngày tiếp theo ngày nhận thông báo, đại diện công trường của hai bên tổ chức trao đổi và lập biên bản. Mỗi người đại diện xác nhận dữ kiện và cam kết trong phạm vi quyền đại diện đã thông báo. Đại diện công trường ghi riêng nội dung vượt quyền để trình người có thẩm quyền. Kể từ ngày thứ mười một, phần bất đồng còn lại tự động chuyển lên cấp lãnh đạo; bên yêu cầu gửi thông báo xác nhận chuyển cấp. Hai bên giữ nguyên thời hạn của cấp công trường kể cả khi một bên chưa phản hồi, vắng họp hoặc chưa ký biên bản.

Cấp lãnh đạo: Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền giải quyết tranh chấp của hai bên thương lượng từ ngày thứ mười một đến hết ngày thứ hai mươi của trình tự. Kết quả chỉ ràng buộc trong phạm vi văn bản do người có quyền đại diện ký. Khi hết thời hạn này mà tranh chấp còn tồn tại, mỗi bên có quyền bắt đầu tố tụng trọng tài theo khoản dưới đây. Việc gia hạn thương lượng chỉ có hiệu lực theo văn bản xác định ngày kết thúc mới.

Trọng tài: Các bên giao Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) giải quyết phần tranh chấp còn lại theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm áp dụng khi bắt đầu tố tụng. Hội đồng trọng tài gồm ba trọng tài viên. Địa điểm trọng tài là Hà Nội, Việt Nam; ngôn ngữ trọng tài là tiếng Việt. Thỏa thuận này độc lập với các điều khoản khác của Hợp đồng và tiếp tục điều chỉnh việc giải quyết tranh chấp sau khi Hợp đồng chấm dứt.

Quyền khởi kiện và yêu cầu khẩn cấp: Mỗi bên được khởi kiện để bảo toàn thời hiệu hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời trước khi hoàn tất hai cấp thương lượng. Trong trường hợp đó, hai bên thống nhất miễn phần điều kiện thương lượng còn lại và tiếp tục trao đổi song song nếu cùng chấp thuận. Các bên áp dụng thời hiệu theo pháp luật; việc trao đổi, họp hoặc gia hạn thương lượng chỉ tác động đến thời hiệu khi đáp ứng căn cứ pháp luật.

Nghĩa vụ tiếp tục thực hiện: Hai bên tiếp tục thi công, thanh toán và thực hiện những nghĩa vụ của Hợp đồng đối với công việc không bị ảnh hưởng bởi nội dung tranh chấp. Các trường hợp bất khả kháng, yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và quyền tạm dừng, chấm dứt được xử lý theo căn cứ, thủ tục của pháp luật và Hợp đồng. Biên bản họp chỉ chấm dứt những yêu cầu mà các bên ghi rõ đã giải quyết; các yêu cầu còn lại tiếp tục được bảo lưu.

Thời hạn mười ngày cho mỗi cấp thương lượng, số lượng ba trọng tài viên và địa điểm Hà Nội là các nội dung mẫu để các bên cân nhắc khi đàm phán. Với tranh chấp có giá trị nhỏ, việc chọn một trọng tài viên giúp giảm chi phí. Nếu bổ sung hòa giải thương mại ngoài tố tụng, hợp đồng nên xác định tổ chức hòa giải hoặc cách chọn hòa giải viên và ngày kết thúc bước hòa giải; Điều 6, Điều 11 và Điều 14 Nghị định 22/2017/NĐ-CP quy định về thỏa thuận, hình thức và thủ tục áp dụng. [7]

6. Xử lý việc từ chối họp và thời hiệu sắp hết

Giả định bên nhận từ chối dự họp sau khi đã nhận thông báo tại đúng địa chỉ. Bên yêu cầu lập hồ sơ giao nhận, lưu thư mời họp và gửi thông báo chuyển cấp khi hết thời hạn. Thông báo chuyển cấp phải xác định những yêu cầu còn tranh chấp. Bằng cách này, bên yêu cầu có hồ sơ chứng minh việc thực hiện trình tự đã thỏa thuận và căn cứ chuyển sang trọng tài; hệ quả pháp lý của sự im lặng được xem xét riêng theo luật và hợp đồng.

Giả định tại ngày gửi thông báo, thời hiệu khởi kiện chỉ còn mười lăm ngày, trong khi trình tự thương lượng kéo dài hai mươi ngày. Doanh nghiệp phải chuẩn bị và nộp đơn trong thời hiệu đã xác định, đồng thời viện dẫn điều khoản miễn phần điều kiện thương lượng còn lại. Nếu doanh nghiệp chờ hết hai mươi ngày mới khởi kiện, một câu bảo lưu quyền trong thư mời họp sẽ khó khắc phục hậu quả của việc hết thời hiệu.

Trước khi ký, các bên nên kiểm tra ba nội dung: người tham gia có quyền quyết định đến đâu, mỗi cấp thương lượng kết thúc khi nào và trường hợp nào cho phép khởi kiện. Khi hợp đồng quy định rõ những nội dung này, doanh nghiệp có cơ sở tổ chức thương lượng, chứng minh đã tuân thủ trình tự và sử dụng quyền khởi kiện đúng thời hạn.

Bài viết liên quan

Xử lý mâu thuẫn giữa các điều khoản trọng tài trong hợp đồng xây dựng

Tiếp tục thi công trong thời gian giải quyết tranh chấp

Thương lượng giải quyết tranh chấp khi công trình đang thi công

Nguồn pháp luật và tài liệu tham khảo

[1] Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 ngày 10/12/2025. Hiệu lực chính từ 01/7/2026 theo Điều 94; việc lựa chọn pháp luật cho hợp đồng cũ theo khoản 7 Điều 95. Văn bản nguồn

[2] Nghị định số 210/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 về hợp đồng xây dựng. Hiệu lực từ 01/7/2026 theo Điều 32; Điều 33 quy định chuyển tiếp. Văn bản nguồn

[3] Nghị định số 37/2015/NĐ-CP ngày 22/4/2015 về hợp đồng xây dựng. Nguồn lịch sử cho nhánh chuyển tiếp. Điều 44, Điều 45 được dùng trong phạm vi hợp đồng còn áp dụng chế độ cũ theo khoản 7 Điều 95 Luật Xây dựng 2025 và Điều 33 Nghị định 210/2026/NĐ-CP. Văn bản nguồn

[4] Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015. Hiệu lực từ 01/01/2017. Các quy định liên quan đến đại diện, nghĩa vụ, hợp đồng và thời hiệu. Văn bản nguồn

[5] Luật Trọng tài thương mại số 54/2010/QH12 ngày 17/6/2010. Hiệu lực từ 01/01/2011. Các quy định liên quan gồm thỏa thuận trọng tài, thời hiệu, chứng cứ, chi phí, hòa giải và biện pháp khẩn cấp tạm thời. Văn bản nguồn

[6] Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/6/2005. Hiệu lực từ 01/01/2006. Điều 319 được viện dẫn cho nhánh tranh chấp thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Thương mại; việc lựa chọn nhánh pháp luật vẫn phải căn cứ quan hệ đang xem xét. Văn bản nguồn

[7] Nghị định số 22/2017/NĐ-CP ngày 24/02/2017 về hòa giải thương mại. Hiệu lực từ 15/4/2017; văn bản đã có phần được sửa đổi. Các quy định về nguyên tắc, thỏa thuận, trình tự và kết quả hòa giải, phân biệt với quy định thủ tục hành chính về tổ chức hòa giải. Văn bản nguồn